Resposta curta
O RGPD não proíbe o fax: exige que se transmita apenas o necessário, que se proteja o envio de forma proporcional ao risco e que se saiba reagir em caso de erro. Como o fax não é cifrado, o essencial das precauções incide sobre o número certo e sobre o local onde está o aparelho de fax destinatário.
O que diz o RGPD
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados não fala de canais: fala de riscos. Enviar um documento com dados pessoais é um tratamento, seja qual for o meio. As obrigações são as mesmas de um e-mail: transmitir apenas o necessário, proteger o envio de forma proporcional ao risco e saber reagir se algo seguir para o sítio errado.
A particularidade do fax
Um fax não é cifrado na rede telefónica, e nenhum serviço o pode cifrar de ponta a ponta. O esforço incide, portanto, sobre a organização: o número certo, um destinatário avisado, um aparelho de fax que não esteja num local de passagem.
Para dados de saúde, que são dados sensíveis, pergunte-se primeiro se não existe um serviço de mensagens seguro de saúde ou a possibilidade de depositar o documento na área do destinatário.
As precauções concretas
Retire do documento tudo o que não seja necessário ao procedimento. Verifique o número numa fonte recente e releia-o antes de confirmar. Acrescente uma folha de rosto com o nome do destinatário e a menção «confidencial». Avise o destinatário e peça-lhe que confirme a receção.
Em caso de envio para o número errado, contacte o destinatário involuntário para pedir a destruição do documento e documente o incidente: consoante o risco, pode ser necessária uma notificação à autoridade de controlo.
O essencial
- O RGPD não proíbe o fax: impõe minimização e segurança proporcional.
- O fax não é cifrado: o esforço incide sobre a organização.
- Número certo, folha de rosto «confidencial», destinatário avisado.
- Em caso de número errado: pedir a destruição e documentar.