Risposta breve
Il GDPR non vieta il fax: chiede di trasmettere solo il necessario, di proteggere l'invio in modo proporzionato al rischio e di reagire in caso di errore. Poiché il fax non è cifrato, le precauzioni riguardano soprattutto il numero giusto e la posizione dell'apparecchio fax del destinatario.
Che cosa dice il GDPR
Il regolamento generale sulla protezione dei dati non parla di canali: parla di rischi. Inviare un documento che contiene dati personali è un trattamento, qualunque sia il mezzo. Gli obblighi sono gli stessi di un'email: trasmettere solo il necessario, proteggere l'invio in modo proporzionato al rischio e saper reagire se qualcosa finisce nel posto sbagliato.
La particolarità del fax
Un fax non è cifrato sulla rete telefonica, e nessun servizio può cifrarlo end-to-end. Lo sforzo si sposta quindi sull'organizzazione: il numero giusto, un destinatario avvisato, un apparecchio fax che non si trovi in un luogo di passaggio.
Per i dati sanitari, che sono dati sensibili, chiediti prima se non sia disponibile un sistema di posta sicura sanitaria o un caricamento nell'area del destinatario.
Le precauzioni concrete
Togli dal documento tutto ciò che non serve alla pratica. Verifica il numero su una fonte recente e rileggilo prima di confermare. Aggiungi una copertina con il nome del destinatario e la dicitura «riservato». Avvisa il destinatario e chiedigli di confermare la ricezione.
Se il fax parte al numero sbagliato, contatta il destinatario involontario per chiedere la distruzione del documento e documenta l'incidente: a seconda del rischio, può essere necessaria una notifica all'autorità di controllo.
L'essenziale
- Il GDPR non vieta il fax: impone minimizzazione e sicurezza proporzionata.
- Il fax non è cifrato: lo sforzo riguarda l'organizzazione.
- Numero giusto, copertina «riservato», destinatario avvisato.
- Se sbagli numero: chiedi la distruzione e documenta.