Kurze Antwort
Die DSGVO verbietet das Fax nicht: Sie verlangt, nur das Nötige zu übermitteln, die Übertragung dem Risiko angemessen abzusichern und bei einem Fehler richtig zu reagieren. Da das Fax nicht verschlüsselt ist, betreffen die wichtigsten Vorkehrungen die richtige Nummer und den Standort des empfangenden Faxgeräts.
Was die DSGVO sagt
Die Datenschutz-Grundverordnung spricht nicht von Kanälen, sondern von Risiken. Ein Dokument mit personenbezogenen Daten zu senden ist eine Verarbeitung, gleich mit welchem Mittel. Die Pflichten sind dieselben wie bei einer E-Mail: nur das Nötige übermitteln, die Übertragung dem Risiko angemessen absichern und wissen, wie zu reagieren ist, wenn etwas an die falsche Stelle geht.
Die Besonderheit des Fax
Ein Fax ist im Telefonnetz nicht verschlüsselt, und kein Dienst kann es Ende-zu-Ende verschlüsseln. Der Aufwand liegt daher bei der Organisation: die richtige Nummer, ein vorab informierter Empfänger, ein Faxgerät, das nicht an einem Ort mit Publikumsverkehr steht.
Bei Gesundheitsdaten, die zu den sensiblen Daten zählen, prüfen Sie zuerst, ob ein sicherer Nachrichtendienst für das Gesundheitswesen oder ein Upload in den Bereich des Empfängers zur Verfügung steht.
Die konkreten Vorkehrungen
Entfernen Sie aus dem Dokument alles, was für den Vorgang nicht nötig ist. Prüfen Sie die Nummer anhand einer aktuellen Quelle und lesen Sie sie vor dem Bestätigen noch einmal. Fügen Sie ein Deckblatt mit dem Namen des Empfängers und dem Vermerk „vertraulich“ hinzu. Kündigen Sie die Sendung beim Empfänger an und bitten Sie ihn, den Eingang zu bestätigen.
Geht ein Fax an die falsche Nummer, kontaktieren Sie den unbeabsichtigten Empfänger, bitten Sie um Vernichtung des Dokuments und dokumentieren Sie den Vorfall: Je nach Risiko kann eine Meldung an die Aufsichtsbehörde erforderlich sein.
Das Wichtigste
- Die DSGVO verbietet das Fax nicht: Sie verlangt Datenminimierung und angemessene Sicherheit.
- Das Fax ist nicht verschlüsselt: Der Aufwand liegt bei der Organisation.
- Richtige Nummer, Deckblatt mit „vertraulich“, Empfänger vorab informiert.
- Bei falscher Nummer: um Vernichtung bitten und den Vorfall dokumentieren.