Краткий ответ
GDPR не запрещает факс: он требует передавать только необходимое, защищать передачу соразмерно риску и реагировать в случае ошибки. Поскольку факс не шифруется, основные меры предосторожности касаются правильного номера и того, где стоит принимающий аппарат.
Что говорит GDPR
Общий регламент по защите данных говорит не о каналах, а о рисках. Отправка документа с персональными данными — это обработка, каким бы ни было средство. Обязанности те же, что и для электронной почты: передавать только необходимое, защищать передачу соразмерно риску и уметь реагировать, если что-то ушло не туда.
Особенность факса
Факс не шифруется в телефонной сети, и ни один сервис не может обеспечить его сквозное шифрование. Поэтому усилие смещается на организационные меры: правильный номер, предупреждённый получатель, аппарат, который не стоит в проходном месте.
Для медицинских данных, которые относятся к особо чувствительным, сначала выясните, нет ли защищённой медицинской почты или возможности загрузить документ в личный кабинет получателя.
Конкретные меры
Уберите из документа всё, что не нужно для вашего обращения. Проверьте номер по свежему источнику и перечитайте его перед подтверждением. Добавьте титульный лист с именем получателя и пометкой «конфиденциально». Предупредите получателя и попросите его подтвердить получение.
Если факс ушёл не на тот номер, свяжитесь со случайным получателем, попросите уничтожить документ и задокументируйте инцидент: в зависимости от риска может потребоваться уведомление надзорного органа.
Главное
- GDPR не запрещает факс: он требует минимизации и соразмерной защиты.
- Факс не шифруется: усилие смещается на организационные меры.
- Правильный номер, титульный лист «конфиденциально», предупреждённый получатель.
- При ошибке в номере: попросить уничтожить документ и задокументировать инцидент.