MondialFax

Факс и GDPR

Чего требует регламент и чего он нигде не говорит.

GDPR не запрещает факс и не разрешает его особо: он говорит не о каналах, а о рисках. Отправка документа с персональными данными — это обработка, каким бы ни было средство, и обязанности здесь те же, что и для электронной почты: передавать минимум, защищать передачу соразмерно риску и уметь реагировать, когда что-то ушло не туда. Особенность факса лишь в том, что шифрование недоступно, а значит усилие смещается на организационные меры.

Четыре пункта, решающие главное

Ни один из них не относится к факсу специально — и это первое, что стоит понять.

  • Отправка факса — это обработка

    Передача персональных данных является операцией обработки в смысле регламента, наравне со сбором или хранением. Выбор канала не выводит операцию из сферы действия: он лишь меняет то, какие меры делают её приемлемой.

  • Регламент не ранжирует каналы

    Нигде вы не найдёте перечня разрешённых или запрещённых средств. Текст требует мер, «соответствующих риску», а значит оценка зависит от чувствительности данных, их объёма и последствий разглашения — а не от ярлыка, наклеенного на технологию.

  • Минимизация касается самой страницы

    Принцип минимизации относится к передаваемым данным, а не только к хранимым. Страница с полным номером социального страхования там, где хватило бы инициала и номера дела, избыточна, даже если передача прошла безупречно.

  • Получатель за пределами ЕЭЗ — это трансграничная передача

    Отправка факса в третью страну подпадает под правила о международной передаче данных ровно так же, как электронная отправка. То, что данные идут по телефонной линии, ничего не меняет.

Отсутствие шифрования и что из этого следует

Регламент требует надлежащих технических и организационных мер и называет шифрование среди примеров — именно как пример, а не как всеобщую обязанность. Для факса вопрос решён заранее: протокол шифрования не предусматривает, а последний участок до аппарата идёт по телефонной сети открытым текстом. Ни один поставщик этого не исправит.

Это не делает факс несоответствующим — это смещает усилие. Остаются организационные меры: проверять номер по письменной процедуре, а не по памяти; предупреждать получателя, чтобы страница не лежала на доступном аппарате; сокращать то, что попадает на страницу; сохранять отчёт о передаче как доказательство того, что и куда ушло. Именно эти меры документируют вашу оценку риска.

Обратное рассуждение столь же верно: если данные настолько чувствительны, что подошёл бы только шифрованный и аутентифицированный канал, а получатель такой канал принимает, то факс — не тот выбор, даже если никто его не запрещает.

Факс, ушедший не на тот номер

Это самый частый сценарий GDPR, связанный с факсом, и тот, где важны отработанные действия. Раскрытие данных неуполномоченному третьему лицу — это нарушение безопасности персональных данных, даже без умысла и даже если получатель добросовестен.

  1. Фиксировать в любом случае

    Регламент обязывает вести внутренний учёт каждого нарушения — обстоятельства, последствия и принятые меры — независимо от того, подлежит ли оно уведомлению. Именно этот реестр надзорный орган запрашивает первым.

  2. Оценить риск для людей

    Критерий — не тяжесть ошибки, а риск для субъектов данных: какие данные, сколько человек, какие возможны последствия и кто фактически получил страницу.

  3. Уведомить надзорный орган в течение 72 часов при наличии риска

    Уведомление направляется без неоправданной задержки и, по возможности, в течение 72 часов с момента, когда о нарушении стало известно, — если только оно вряд ли повлечёт риск для прав и свобод людей.

  4. Сообщить людям, если риск высокий

    Когда нарушение с высокой вероятностью влечёт высокий риск, о нём следует сообщить и самим субъектам данных — понятным языком и с указанием мер, которые они могут принять.

Что может внедрить организация

Процедуру проверки номера
Письменную, а при чувствительных отправлениях — выполняемую не тем человеком, который набирает. Это мера против самой частой причины нарушений, связанных с факсом.
Стандартную титульную страницу
С указанием получателя и порядка действий при получении по ошибке. Она никого не обязывает, но её читают, и она ограничивает случайное прочтение остального.
Контролируемую точку приёма
Факсимильный аппарат в зоне с ограниченным доступом, а не в коридоре. На стороне приёма это мера, меняющая больше всего.
Очистку аппаратов
МФУ хранят страницы в памяти и печатают журнал. Предусмотрите стирание перед любой перепродажей, ремонтом или списанием.
Обработку, внесённую в реестр
Если отправка факсов входит в ваши регулярные процессы, она отражается в реестре операций обработки наравне с прочими потоками — с целью, получателями и сроком хранения.

Частые вопросы

Запрещает ли GDPR отправлять медицинские данные факсом?
Нет, ни одна норма этого не запрещает. Медицинские данные, однако, относятся к особым категориям: их обработка подчинена более строгим условиям, а разглашение несёт более высокий риск, поэтому планка сопутствующих мер поднимается. К тому же канал нередко навязывает само принимающее учреждение. Что вправе делать ваша организация, решается с вашим специалистом по защите данных.
Является ли факс, ушедший не на тот номер, нарушением?
Да, как только он содержит персональные данные: это несанкционированное раскрытие. Его нужно зафиксировать внутри организации в любом случае, уведомить надзорный орган при наличии риска для людей и сообщить самим людям, если риск высокий.
Нужен ли договор с используемым онлайн-сервисом факса?
Если поставщик обрабатывает персональные данные по вашему поручению, отношения подпадают под правила для обработчиков и требуют договорного оформления. Это стоит уточнить у того сервиса, которым вы пользуетесь, прежде чем сделать его регулярным рабочим инструментом.
Что MondialFax сохраняет из моих отправлений?
Документ удаляется с наших серверов по завершении передачи: он не архивируется, не индексируется и не анализируется. Сервис не требует регистрации, поэтому нет и личного кабинета с вашими прошлыми отправлениями. То, что остаётся после отправки, находится у получателя и вне нашей досягаемости.

Что почитать дальше

Самые полезные страницы, чтобы продолжить отправку факса.