Respuesta breve
El RGPD no prohíbe el fax: exige transmitir solo lo necesario, proteger el envío de forma proporcionada al riesgo y reaccionar en caso de error. Como el fax no está cifrado, lo esencial de las precauciones está en el número correcto y en la ubicación del aparato de fax del destinatario.
Lo que dice el RGPD
El Reglamento General de Protección de Datos no habla de canales: habla de riesgos. Enviar un documento con datos personales es un tratamiento, sea cual sea el medio. Las obligaciones son las mismas que para un correo electrónico: transmitir solo lo necesario, proteger el envío de forma proporcionada al riesgo y saber reaccionar si algo acaba en el sitio equivocado.
La particularidad del fax
Un fax no está cifrado en la red telefónica, y ningún servicio puede cifrarlo de extremo a extremo. Por tanto, el esfuerzo recae en la organización: el número correcto, un destinatario avisado y un aparato de fax que no esté en una zona de paso.
Para datos de salud, que son datos sensibles, pregúntate primero si no hay disponible una mensajería segura sanitaria o la posibilidad de subirlos al área del destinatario.
Las precauciones concretas
Elimina del documento todo lo que no sea necesario para el trámite. Comprueba el número en una fuente reciente y revísalo antes de confirmar. Añade una portada con el nombre del destinatario y la mención «confidencial». Avisa al destinatario y pídele que confirme la recepción.
Si el fax se envía a un número equivocado, contacta con el destinatario involuntario para pedirle que destruya el documento, y documenta el incidente: según el riesgo, puede ser necesaria una notificación a la autoridad de control.
Lo esencial
- El RGPD no prohíbe el fax: exige minimización y una seguridad proporcionada.
- El fax no está cifrado: el esfuerzo recae en la organización.
- Número correcto, portada «confidencial», destinatario avisado.
- Si te equivocas de número: pide la destrucción y documenta el incidente.