Confidencialidad y seguridad del fax
Qué está protegido, qué no lo está y qué puede hacer usted.
Un fax no está cifrado de extremo a extremo, y ningún servicio puede lograrlo: el protocolo T.30 no prevé cifrado alguno, y el último tramo hasta el aparato receptor recorre la red telefónica en claro. Lo que MondialFax cifra es el trayecto entre su navegador y sus servidores, donde el documento se elimina en cuanto el fax ha salido. En la práctica el riesgo real casi nunca es que alguien pinche la línea: es la página que sale en una máquina compartida y el número mal tecleado.
Dónde queda realmente expuesto un fax
Ordenados por frecuencia real, no por lo espectacular que suenan. Los tres primeros no tienen nada que ver con la criptografía.
1
La página que sale en una máquina compartida
Es el riesgo número uno, y con diferencia. El documento llega impreso a un aparato situado en un pasillo, una sala de correo o un mostrador, y allí se queda hasta que alguien lo recoge. Nadie necesita escuchar una línea para leerlo.
2
El número mal tecleado
Un dígito torcido y su documento acaba en manos de un desconocido, sin posibilidad de recuperarlo y a menudo sin que usted lo sepa: un fax entregado a un número equivocado pero válido es, para la máquina, una transmisión con éxito.
3
La memoria del aparato
Las multifunción de oficina conservan las páginas enviadas y recibidas en su memoria interna, a veces en un disco, e imprimen un registro de transmisiones. Un aparato revendido o desechado sin borrar se lleva esas páginas consigo.
4
El fax recibido por correo electrónico
Una pasarela fax-to-email convierte su documento en un adjunto. Su confidencialidad pasa entonces a ser la del buzón que lo aloja: copias de seguridad, dispositivos sincronizados, acceso del proveedor, plazo de conservación. No es peor, es otra cosa, y merece decidirse en vez de sufrirse.
Qué hace MondialFax y qué no hace
Dicho con precisión, porque un servicio que promete más de lo que puede cumplir le hace correr riesgos sin que usted lo sepa.
- El trayecto hasta nuestros servidores está cifrado
- Su documento viaja de su navegador a nuestros servidores por una conexión cifrada. El tramo siguiente, de nuestros servidores al aparato de fax destinatario, usa la red telefónica: ese tramo no lo cifra nadie, ni nosotros ni la competencia.
- El documento se elimina tras el envío
- Una vez terminada la transmisión, el archivo se elimina de nuestros servidores. No se archiva, ni se indexa, ni se analiza, y no sirve para nada más que para ser enviado.
- No hay cuenta, así que no hay historial
- MondialFax no pide ningún registro. Por tanto no existe un área personal con sus envíos anteriores, ni nada que comprometer que los reúna.
- No se inserta publicidad
- El documento transmitido es exactamente el que usted subió. El servicio es gratuito, pero no se paga añadiendo nada a sus páginas.
Cinco precauciones que sí sirven
Relea el número antes de enviar
Es la medida más eficaz de toda esta página. Compruebe el prefijo del país y luego el número dígito a dígito, sobre todo si lo copia de una carta o de una web.
Avise al destinatario
Una llamada o un mensaje antes del envío, y la página se recoge al llegar en lugar de esperar en el aparato. Es la contramedida directa al riesgo número uno.
Ponga una portada
Indica a quién va dirigida la transmisión y permite a quien la encuentre saber que no debería seguir leyendo. Una mención de confidencialidad no obliga a nada, pero se lee.
Envíe menos
Oculte lo que el destinatario no necesita: un número de seguridad social completo, datos bancarios, una fecha de nacimiento que no pinta nada en ese expediente. Lo que no se transmite no puede filtrarse.
Conserve el acuse de recibo
Indica qué número respondió, cuándo y cuántas páginas pasaron. Es lo que permite detectar pronto que un envío fue a parar al sitio equivocado, en vez de enterarse semanas después.
Lo que el fax nunca garantizará
El fax no protege el documento después de su recepción. Una vez fuera, la página vive su vida: se deja, se fotocopia, se archiva o se olvida en una bandeja, y ninguna propiedad técnica del protocolo cambia eso. Si su exigencia se refiere a lo que ocurre tras la llegada, el canal no es la palanca: lo es el procedimiento del destinatario.
El fax tampoco prueba quién leyó la página. Prueba que un aparato conectado a un número determinado recibió cierto número de páginas a una hora determinada, lo que ya es más de lo que ofrece un correo electrónico, pero no identifica a una persona. Para documentos cuya confidencialidad es realmente crítica, un canal cifrado de extremo a extremo y autenticado sigue siendo superior, cuando el destinatario acepta alguno.
Preguntas frecuentes
- ¿Un fax está cifrado?
- El protocolo T.30 no prevé cifrado alguno: por la línea telefónica la transmisión circula en claro. Los servicios en línea cifran el trayecto entre usted y sus servidores —es lo que hace MondialFax—, pero el último tramo hasta el aparato de fax sigue siendo la red telefónica. Un servicio que le promete cifrado de extremo a extremo en un fax le promete algo que no existe.
- ¿Es un fax más seguro que un correo electrónico?
- De otra manera, no en absoluto. Un fax circula en claro por la red telefónica, pero no deja copia almacenada en un proveedor ni queda expuesto al pirateo de un buzón. Un correo puede cifrarse, pero atraviesa y reposa en varios intermediarios. Ambos tienen debilidades; simplemente no están en el mismo sitio.
- ¿Qué ocurre con mi documento después del envío?
- Se elimina de nuestros servidores una vez terminada la transmisión: sin archivado, sin indexación, sin análisis. Lo que queda es la página en el lado del destinatario, sobre la que evidentemente no tenemos ningún control.
- ¿Puedo enviar un documento médico o jurídico por fax?
- Esos documentos circulan por fax a diario, y a menudo es el propio destinatario quien lo exige. Las precauciones son las de esta página: comprobar el número, avisar, enviar menos. Si su organización está sujeta a obligaciones específicas sobre datos de salud o piezas procesales, qué canal está permitido se decide con su responsable de cumplimiento, no con una web.
Para saber más
Las páginas más útiles para continuar con el envío de tu fax.