Confidencialidade e segurança do fax

O que está protegido, o que não está e o que pode fazer quanto a isso.

Um fax não é cifrado de ponta a ponta, e nenhum serviço o pode tornar assim: o protocolo T.30 não prevê cifragem, e o último troço até ao aparelho de fax percorre a rede telefónica em claro. O que o MondialFax cifra é o trajeto entre o seu navegador e os seus servidores, onde o documento é apagado assim que o fax segue. Na prática, o risco real quase nunca é alguém escutar a linha: é a página a sair numa máquina partilhada e o número mal digitado.

Onde um fax fica realmente exposto

Ordenados pela frequência com que acontecem, não pelo aspeto espetacular que possam ter. Os três primeiros nada têm que ver com criptografia.

  1. A página a sair numa máquina partilhada

    É o risco número um, de longe. O documento chega impresso a um aparelho colocado num corredor, numa sala de correio ou numa receção, e ali fica até alguém o ir buscar. Ninguém precisa de escutar uma linha para o ler.

  2. O número mal digitado

    Um algarismo trocado e o seu documento vai parar a um desconhecido, sem hipótese de o chamar de volta e muitas vezes sem que o saiba: um fax entregue num número errado mas válido é, para a máquina, uma transmissão bem-sucedida.

  3. A memória do aparelho

    As multifunções de escritório guardam as páginas enviadas e recebidas na memória interna, por vezes num disco, e imprimem um registo de transmissões. Um aparelho revendido ou abatido sem ser apagado leva essas páginas consigo.

  4. O fax recebido por e-mail

    Um gateway fax-to-email transforma o seu documento num anexo. A confidencialidade passa então a ser a da caixa de correio que o aloja: cópias de segurança, dispositivos sincronizados, acesso do fornecedor, prazo de conservação. Não é pior, é outra coisa — e merece ser decidido, não sofrido.

O que o MondialFax faz e o que não faz

Dito com precisão, porque um serviço que promete mais do que pode cumprir leva-o a correr riscos sem saber.

O trajeto até aos nossos servidores é cifrado
O seu documento vai do seu navegador para os nossos servidores por uma ligação cifrada. O troço seguinte, dos nossos servidores até ao aparelho de fax destinatário, usa a rede telefónica: esse troço ninguém o cifra, nem nós nem a concorrência.
O documento é apagado após o envio
Terminada a transmissão, o ficheiro é apagado dos nossos servidores. Não é arquivado, nem indexado, nem analisado, e não serve para mais nada além de ser enviado.
Não há conta, logo não há histórico
O MondialFax não pede qualquer registo. Não existe, portanto, uma área pessoal com os seus envios anteriores, nem nada a comprometer que os reúna.
Não é inserida publicidade
O documento transmitido é exatamente aquele que carregou. O serviço é gratuito, mas não se paga acrescentando fosse o que fosse às suas páginas.

Cinco precauções que fazem diferença

  1. Releia o número antes de enviar

    É a medida mais eficaz de toda esta página. Verifique o indicativo do país e depois o número algarismo a algarismo, sobretudo se o copiar de uma carta ou de um site.

  2. Avise o destinatário

    Um telefonema ou uma mensagem antes do envio, e a página é recolhida à chegada em vez de ficar à espera no aparelho. É a contramedida direta ao risco número um.

  3. Junte uma folha de rosto

    Indica a quem se destina a transmissão e permite a quem a encontrar perceber que não deveria continuar a ler. Uma menção de confidencialidade não obriga a nada, mas é lida.

  4. Envie menos

    Oculte aquilo de que o destinatário não precisa: um número de segurança social completo, dados bancários, uma data de nascimento que nada tem que ver com o processo. O que não é transmitido não pode vazar.

  5. Guarde o aviso de receção

    Indica que número atendeu, quando e quantas páginas passaram. É o que permite perceber depressa que um envio foi parar ao sítio errado, em vez de o descobrir semanas depois.

O que o fax nunca garantirá

O fax não protege o documento depois de recebido. Uma vez impressa, a página segue a sua vida: é pousada, fotocopiada, arquivada ou esquecida num tabuleiro, e nenhuma propriedade técnica do protocolo altera isso. Se a sua exigência é sobre o que acontece depois da chegada, o canal não é a alavanca — o procedimento do destinatário é.

O fax também não prova quem leu a página. Prova que um aparelho ligado a um dado número recebeu um certo número de páginas a uma dada hora, o que já é mais do que um e-mail oferece, mas não é a identificação de uma pessoa. Para documentos cuja confidencialidade é realmente crítica, um canal cifrado de ponta a ponta e autenticado continua a ser superior — quando o destinatário aceita algum.

Perguntas frequentes

Um fax é cifrado?
O protocolo T.30 não prevê qualquer cifragem: na linha telefónica a transmissão circula em claro. Os serviços em linha cifram o trajeto entre si e os seus servidores — é o que o MondialFax faz —, mas o último troço até ao aparelho de fax continua a ser a rede telefónica. Um serviço que lhe promete cifragem de ponta a ponta num fax promete-lhe algo que não existe.
Um fax é mais seguro do que um e-mail?
De outra maneira, não em absoluto. Um fax circula em claro na rede telefónica, mas não deixa cópia guardada num fornecedor nem fica exposto à pirataria de uma caixa de correio. Um e-mail pode ser cifrado, mas atravessa e repousa em vários intermediários. Ambos têm fragilidades; apenas não estão no mesmo sítio.
O que acontece ao meu documento depois do envio?
É apagado dos nossos servidores assim que a transmissão termina: sem arquivo, sem indexação, sem análise. O que fica é a página do lado do destinatário, sobre a qual, como é evidente, não temos qualquer controlo.
Posso enviar um documento médico ou jurídico por fax?
Esses documentos circulam por fax todos os dias, e muitas vezes é o próprio destinatário que o exige. As precauções são as desta página: verificar o número, avisar, enviar menos. Se a sua organização está sujeita a obrigações específicas sobre dados de saúde ou peças processuais, o canal autorizado decide-se com o seu responsável de conformidade, não com um site.

Para ir mais longe

As páginas mais úteis para continuar o envio do seu fax.

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