Confidencialidade e segurança do fax
O que está protegido, o que não está e o que pode fazer quanto a isso.
Um fax não é cifrado de ponta a ponta, e nenhum serviço o pode tornar assim: o protocolo T.30 não prevê cifragem, e o último troço até ao aparelho de fax percorre a rede telefónica em claro. O que o MondialFax cifra é o trajeto entre o seu navegador e os seus servidores, onde o documento é apagado assim que o fax segue. Na prática, o risco real quase nunca é alguém escutar a linha: é a página a sair numa máquina partilhada e o número mal digitado.
Onde um fax fica realmente exposto
Ordenados pela frequência com que acontecem, não pelo que soam. Os três primeiros nada têm que ver com criptografia.
1
A página a sair numa máquina partilhada
É o risco número um, de longe. O documento chega impresso a um aparelho colocado num corredor, numa sala de correio ou numa receção, e ali fica até alguém o ir buscar. Ninguém precisa de escutar uma linha para o ler.
2
O número mal digitado
Um algarismo trocado e o seu documento vai parar a um desconhecido, sem hipótese de o chamar de volta e muitas vezes sem que o saiba: um fax entregue num número errado mas válido é, para a máquina, uma transmissão bem-sucedida.
3
A memória do aparelho
As multifunções de escritório guardam as páginas enviadas e recebidas na memória interna, por vezes num disco, e imprimem um registo de transmissões. Um aparelho revendido ou abatido sem ser apagado leva essas páginas consigo.
4
O fax recebido por e-mail
Um gateway fax-to-email transforma o seu documento num anexo. A confidencialidade passa então a ser a da caixa de correio que o aloja: cópias de segurança, dispositivos sincronizados, acesso do fornecedor, prazo de conservação. Não é pior, é outra coisa — e merece ser decidido, não sofrido.
O que o MondialFax faz e o que não faz
Dito com precisão, porque um serviço que promete mais do que pode cumprir leva-o a correr riscos sem saber.
- O trajeto até aos nossos servidores é cifrado
- O seu documento vai do seu navegador para os nossos servidores por uma ligação cifrada. O troço seguinte, dos nossos servidores até ao aparelho de fax destinatário, usa a rede telefónica: esse troço ninguém o cifra, nem nós nem a concorrência.
- O documento é apagado após o envio
- Terminada a transmissão, o ficheiro é apagado dos nossos servidores. Não é arquivado, nem indexado, nem analisado, e não serve para mais nada além de ser enviado.
- Não há conta, logo não há histórico
- O MondialFax não pede qualquer registo. Não existe, portanto, uma área pessoal com os seus envios anteriores, nem nada a comprometer que os reúna.
- Não é inserida publicidade
- O documento transmitido é exatamente aquele que carregou. O serviço é gratuito, mas não se paga acrescentando fosse o que fosse às suas páginas.
Cinco precauções que fazem diferença
Releia o número antes de enviar
É a medida mais eficaz de toda esta página. Verifique o indicativo do país e depois o número algarismo a algarismo, sobretudo se o copiar de uma carta ou de um site.
Avise o destinatário
Um telefonema ou uma mensagem antes do envio, e a página é recolhida à chegada em vez de ficar à espera no aparelho. É a contramedida direta ao risco número um.
Junte uma folha de rosto
Indica a quem se destina a transmissão e permite a quem a encontrar perceber que não deveria continuar a ler. Uma menção de confidencialidade não obriga a nada, mas é lida.
Envie menos
Oculte o que o destinatário não precisa: um número de segurança social completo, dados bancários, uma data de nascimento que nada tem que ver com o processo. O que não é transmitido não pode vazar.
Guarde o aviso de receção
Indica que número atendeu, quando e quantas páginas passaram. É o que permite perceber depressa que um envio foi parar ao sítio errado, em vez de o descobrir semanas depois.
O que o fax nunca garantirá
O fax não protege o documento depois de recebido. Uma vez impressa, a página segue a sua vida: é pousada, fotocopiada, arquivada ou esquecida num tabuleiro, e nenhuma propriedade técnica do protocolo altera isso. Se a sua exigência é sobre o que acontece depois da chegada, o canal não é a alavanca — o procedimento do destinatário é.
O fax também não prova quem leu a página. Prova que um aparelho ligado a um dado número recebeu um certo número de páginas a uma dada hora, o que já é mais do que um e-mail oferece, mas não é a identificação de uma pessoa. Para documentos cuja confidencialidade é realmente crítica, um canal cifrado de ponta a ponta e autenticado continua a ser superior — quando o destinatário aceita algum.
Perguntas frequentes
- Um fax é cifrado?
- O protocolo T.30 não prevê qualquer cifragem: na linha telefónica a transmissão circula em claro. Os serviços em linha cifram o trajeto entre si e os seus servidores — é o que o MondialFax faz —, mas o último troço até ao aparelho de fax continua a ser a rede telefónica. Um serviço que lhe promete cifragem de ponta a ponta num fax promete-lhe algo que não existe.
- Um fax é mais seguro do que um e-mail?
- De outra maneira, não em absoluto. Um fax circula em claro na rede telefónica, mas não deixa cópia guardada num fornecedor nem fica exposto à pirataria de uma caixa de correio. Um e-mail pode ser cifrado, mas atravessa e repousa em vários intermediários. Ambos têm fragilidades; apenas não estão no mesmo sítio.
- O que acontece ao meu documento depois do envio?
- É apagado dos nossos servidores assim que a transmissão termina: sem arquivo, sem indexação, sem análise. O que fica é a página do lado do destinatário, sobre a qual, como é evidente, não temos qualquer controlo.
- Posso enviar um documento médico ou jurídico por fax?
- Esses documentos circulam por fax todos os dias, e muitas vezes é o próprio destinatário que o exige. As precauções são as desta página: verificar o número, avisar, enviar menos. Se a sua organização está sujeita a obrigações específicas sobre dados de saúde ou peças processuais, o canal autorizado decide-se com o seu responsável de conformidade, não com um site.
Para ir mais longe
As páginas mais úteis para continuar o envio do seu fax.