Fax in HR und Lohnabrechnung 2026: die Abläufe, die sich noch halten

Kurze Antwort: 2026 versendet eine französische Personalabteilung keine Faxe mehr aus Gewohnheit – sie versendet sie, weil bestimmte Ansprechpartner keinen anderen dokumentierten Kanal haben: Vorsorgeabteilungen kleiner Krankenkassen, ausländische Zusatzrentenkassen, überbetriebliche arbeitsmedizinische Dienste, Zeitarbeitsagenturen in der Provinz, Weiterbildungsträger, Gerichtsvollzieher, die eine Lohnpfändung bearbeiten. Über diese Kanäle laufen die sensibelsten Daten des Unternehmens: Verdienstbescheinigungen, Krankschreibungen, Unfähigkeitsgutachten, Lohnabrechnungen. Sie 2026 mit einem Faxgerät abzuwickeln, das in einem Flur steht, ist das größte DSGVO-Risiko einer Personalabteilung. Ein Online-Faxdienst mit namentlichem E-Mail-Empfang, zeitgestempeltem Sendeprotokoll und automatischer Löschung der Dokumente löst das Problem, ohne den Kanal auf Empfängerseite zu verändern.

Das Paradox kennt jede Lohnbuchhaltungsleitung: Die Déclaration sociale nominative hat das Wesentliche digitalisiert, net-entreprises bündelt die Meldungen, die Verdienstbescheinigung für die Zahlung des Krankengelds wird seit Jahren online auf net-entreprises erfasst. Und trotzdem bleibt jeden Monat ein Stapel übrig. Ein Vorsorgeformular, das „per Post oder Fax an die Sachbearbeitung" zurückzusenden ist. Die Anforderung eines zusätzlichen Belegs durch eine Urlaubskasse des Baugewerbes. Ein Gutachten des Arbeitsmediziners, das der arbeitsmedizinische Dienst nur per Fax verschickt, weil sein E-Mail-System nicht gesichert ist.

Dieser Stapel ist klein. Er ist zugleich der brisanteste der Abteilung, weil er Gesundheitsdaten und namentliche Lohnangaben enthält. Hier ist die Landkarte der verbliebenen Abläufe und die Vorgehensweise, um sie sauber zu handhaben.

Wo sich das Fax in HR und Lohnabrechnung noch hält

Vorsorge und Kollektivverträge

Das ist die erste große Quelle. Die Träger der kollektiven Vorsorge – Einrichtungen nach dem Sozialgesetzbuch, Versicherungsvereine nach dem Mutualitätsrecht, Versicherer – haben alle ein Arbeitgeber-Extranet. Doch dieses Extranet deckt den Beitritt, die Beiträge und gelegentlich die Schadenverfolgung ab; es deckt praktisch nie die ergänzenden Unterlagen eines Arbeitsunfähigkeits- oder Invaliditätsfalls ab. Der Sachbearbeiter ruft zurück, verlangt die letzten drei Lohnabrechnungen und die Krankengeldabrechnung und gibt eine direkte Faxnummer an – oft zuverlässiger als die allgemeine Abteilungsadresse, die erst nach sechs Tagen gelesen wird.

Dieselbe Logik gilt für die Fortführung des Versicherungsschutzes nach Vertragsende: Die Bescheinigung, die dem ehemaligen Beschäftigten und dem Träger zu übermitteln ist, nimmt mitunter denselben Weg.

Spezialkassen und Sonderversorgungssysteme

Die Urlaubskassen des Bau- und Tiefbaugewerbes, ausländische Zusatzrentenkassen (ein entsandter Mitarbeiter, der seine Ansprüche in Deutschland, Italien oder der Schweiz geltend macht), Träger von Sonderversorgungssystemen: Jeder hat eigene Formulare und einen eigenen Kanal. Wenn ein französischer Arbeitgeber einer österreichischen oder portugiesischen Rentenkasse innerhalb einer kurzen Frist antworten muss, erspart das Fax die Postlaufzeit von einer Woche. Die Besonderheiten von Sendungen ins Ausland behandeln wir ausführlich in ein Fax ins Ausland senden 2026: Ländervorwahl, Rufnummernformat und Seitenzahl sind wichtiger, als man denkt.

Die Arbeitsmedizin

Die überbetrieblichen Dienste für Prävention und Arbeitsmedizin sind technisch höchst unterschiedlich ausgestattet. Viele übermitteln Eignungs-, Nichteignungs- oder Gutachten mit Arbeitsplatzanpassung per Post; manche doppeln per Fax, um die Anfechtungsfrist von fünfzehn Tagen zu halten. Umgekehrt steht der Arbeitgeber, der eine vorzeitige Wiederaufnahme melden oder vor einer Wiedereingliederungsuntersuchung eine aktualisierte Stellenbeschreibung übermitteln muss, manchmal vor demselben Kanal.

Hier geht es ebenso um Recht wie um Technik: Ein Nichteignungsgutachten löst eine Frist von einem Monat für Weiterbeschäftigung oder Kündigung aus. Das Empfangsdatum ist Teil der Akte. Ein zeitgestempelter Übertragungsbericht ist mehr wert als ein „das habe ich letzte Woche bekommen".

Zeitarbeit, befristete Überlassung und Arbeitgeberzusammenschlüsse

Zeitarbeitsagenturen produzieren unzählige Stundennachweise, Einsatzverträge und Zusatzvereinbarungen. Die großen Ketten haben Kundenportale; die unabhängigen Agenturen und die landwirtschaftlichen Arbeitgeberzusammenschlüsse arbeiten noch weitgehend per Fax, weil der Bauleiter oder der Landwirt, der die Stunden am Freitagabend freigibt, keinen Extranet-Zugang hat.

Lohnpfändungen und Verfahren

Ein Gerichtsvollzieher, der eine Lohnpfändung zustellt, eine Geschäftsstelle, die eine Arbeitgeberbescheinigung anfordert, eine Beitragseinzugsstelle einer Kasse: Diese Korrespondenz läuft häufig weiterhin per Fax. Die juristischen Berufe haben ihre eigenen Gepflogenheiten, die wir in das Fax in den juristischen Berufen 2026 behandelt haben.

Das eigentliche Problem ist nicht das Fax, sondern das Faxgerät

Sagen wir es offen: All diese Abläufe können ohne besondere juristische Schwierigkeit per Fax laufen. Der Nachweis lässt sich aufbauen, die Zeitstempelung existiert, der Empfänger erhält das Dokument. Problematisch ist das Gerät, das im Großraumbüro steht.

Ein klassisches Personalabteilungs-Faxgerät bedeutet:

• Krankschreibungen, Nichteignungsgutachten und Lohnabrechnungen, die in ein für jeden Passanten zugängliches Ausgabefach gedruckt werden;
• ein internes Protokoll, das nur die letzten Übertragungen speichert und fortlaufend überschrieben wird;
• keine Spur davon, wer was gesendet hat – wobei die Nachvollziehbarkeit der Zugriffe auf Personaldaten genau das ist, was eine Prüfung von Ihnen verlangt;
• eine interne Festplatte, die bei vielen Multifunktionsgeräten ein Abbild der gescannten Dokumente bis zur Verschrottung aufbewahrt.

Die CNIL weist in ihren Empfehlungen zur Personalverwaltung regelmäßig darauf hin, dass Daten zur Gesundheit von Beschäftigten einem auf befugte Personen beschränkten Zugang unterliegen müssen – meist der arbeitsmedizinische Dienst und ein namentlich benannter Sachbearbeiter. Ein gemeinsam genutztes Ausgabefach erfüllt diese Anforderung nicht. Die Datenschutz-Grundverordnung ordnet Gesundheitsdaten überdies als besondere Kategorie ein (Artikel 9), was das erwartete Niveau der technischen Maßnahmen anhebt.

Genau diese Argumentation entwickeln wir in Fax und DSGVO 2026: Der Kanal ist nicht das Problem, die Ablagezone ist es.

Die Vorgehensweise für HR: sechs Regeln

1. Eine eigene Nummer, ein eigenes Postfach

Lassen Sie HR-Faxe nicht auf der allgemeinen Unternehmensnummer eingehen. Eine abteilungseigene Nummer, die in ein zugriffsbeschränktes Gruppenpostfach (hr-fax@) mit zwei oder drei namentlich benannten Empfängern mündet, genügt, um die Konformität des Ablaufs grundlegend zu verändern. Wie Fax-to-Email funktioniert, erläutern wir in unserem Leitfaden zum Faxempfang per E-Mail.

2. Gesundheitsdaten von Verwaltungsvorgängen trennen

Krankschreibungen, Nichteignungsgutachten und Vorsorgeunterlagen dürfen nicht am selben Ort landen wie die Stundennachweise der Zeitarbeit. Wenn Ihre Abteilung ein erhebliches Volumen bearbeitet, fordern Sie eine zweite Nummer an, die ausschließlich medizinischen Unterlagen vorbehalten ist und nur von der einzigen befugten Ansprechperson eingesehen werden kann.

3. Ein minimalistisches Deckblatt

Im Personalwesen mehr als anderswo darf das Deckblatt nichts verraten. Kein Name eines Beschäftigten, kein Grund, kein „Invaliditätsfall Herr X". Ein neutraler Betreff, ein internes Aktenzeichen, die Seitenzahl und der Vertraulichkeitshinweis. Eine kommentierte Vorlage haben wir in Fax-Deckblatt: Vorlage und Pflichtangaben veröffentlicht.

4. Richtig scannen – und zwar einmal

Eine handschriftliche Krankschreibung, schief mit 200 dpi gescannt, bedeutet einen Sachbearbeiter, der zurückruft, und eine Akte, die zehn Tage verliert. Ein Duplex-Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug auf dem Schreibtisch der Lohnbuchhaltung, einmalig auf Schwarzweiß mit 300 dpi eingestellt, beseitigt 90 % der Rückweisungen. Für empfindliche oder gefaltete Unterlagen – Gesundheitshefte, ausländische Formulare im A5-Format – verhindern eine A3-Schneidematte und ein Metalllineal schiefe Scans. Und für Dokumente, die als geheftetes Bündel ankommen, spart ein Hefter mit integriertem Entklammerer absurd viel Zeit. Die Details zur Einstellung finden Sie in unserem Artikel über unleserliche Faxe.

5. Den Bericht archivieren, nicht nur das Dokument

Legen Sie bei jeder Sendung im Rahmen eines Verfahrens – Nichteignung, Pfändung, Anfechtung einer Krankschreibung – das gesendete PDF und den Übertragungsbericht unter einem sprechenden Namen in der Personalakte ab. Nur so können Sie achtzehn Monate später Auskunft geben. Die im Personalwesen geltenden Aufbewahrungsfristen (Lohnabrechnungen: 5 Jahre für den Arbeitgeber, Personalregister: 5 Jahre nach dem Austritt, Unterlagen zu Beiträgen: 3 Jahre) gelten auch für diese Anlagen.

6. Vernichten, was gedruckt wurde

Wenn ein Ausdruck unvermeidlich ist – ein Sachbearbeiter, der Anmerkungen macht, eine handschriftlich zu leistende Unterschrift –, endet er in einem Aktenvernichter mit Partikelschnitt, nicht im Papierkorb. Ein Modell der Sicherheitsstufe P-4 ist das vernünftige Minimum für Gesundheitsdaten.

Vergleich: die drei möglichen Konfigurationen

Die rechte Spalte ist kein Verkaufsargument: Sie ist die einzige, die die Anforderungen eines tragfähigen HR-Verarbeitungsverzeichnisses erfüllt. Und sie wird aus einem weiteren, rein materiellen Grund verpflichtend – die Analogleitung, auf der das Abteilungsfaxgerät beruht, verschwindet. Wie Sie dabei die bestehende Nummer behalten, beschreiben wir in seine Faxnummer nach dem Ende des Analognetzes behalten.

Der Sonderfall mehrerer Standorte

Ein Konzern mit fünf Betriebsstätten und zentraler Lohnabrechnung in der Hauptverwaltung erlebt eine klassische Situation: Jeder Standort hat eine lokale Faxnummer geerbt, die örtlichen Ansprechpartner (Arbeitsmedizin des Departements, Zeitarbeitsagentur der Region) nutzen sie – und in der Zentrale kommt nichts an.

Die Lösung besteht nicht darin, die Nummern abzuschalten – Sie würden sechs Monate lang Fälle verlieren. Sie besteht darin, jede lokale Nummer beizubehalten und auf das zentrale HR-Postfach umzuleiten, und dann schrittweise die einheitliche Nummer zu kommunizieren. Die Details dieser Umstellung finden Sie in unserem Artikel zum Fax an mehreren Standorten.

Was 2026 nicht mehr per Fax laufen darf

Der Vollständigkeit halber muss auch gesagt werden, was man nicht mehr versenden sollte:

• Die Verdienstbescheinigung für das Krankengeld: Die Online-Erfassung auf net-entreprises ist der offizielle Kanal, schneller und ohne erneute Eingabe auf Kassenseite.
• Sozialversicherungsmeldungen: Die DSN hat das Wesentliche aufgenommen, es gibt keinen Grund, irgendetwas zu faxen.
• Lohnabrechnungen an Beschäftigte: Die digitale Lohnabrechnung mit elektronischem Dokumentensafe, im Arbeitsgesetzbuch vorgesehen, ist der Standard. Eine Lohnabrechnung, die einem krankgeschriebenen Mitarbeiter gefaxt wird, ist eine Praxis, die abzustellen ist.
• Dokumente mit Bankverbindung oder Bankdaten: Sie haben nichts auf einem Kanal zu suchen, dessen Ausgabe auf Empfängerseite Sie nicht kontrollieren.

Das richtige Entscheidungskriterium ist einfach, und wir haben es in Fax oder sichere Messaging-Lösung formuliert: Wenn der Empfänger über einen strukturierten Kanal verfügt und Sie seine Identität überprüfen können, nutzen Sie ihn. Das Fax ist für die Ansprechpartner, die nichts anderes haben.

Häufige Fragen

Darf man eine Krankschreibung per Fax an einen Vorsorgeträger übermitteln?

Ja, nichts verbietet das, wenn der Träger es verlangt. Doch die Übermittlung muss dokumentiert werden und das Dokument darf nicht ausgedruckt liegen bleiben. Praktisch bedeutet das: Versand über einen Online-Dienst, Deckblatt ohne Namen des Beschäftigten, PDF und Übertragungsbericht in der Personalakte abgelegt, Vernichtung jeder Papierkopie.

Setzt ein per Fax empfangenes Nichteignungsgutachten die Monatsfrist in Gang?

Die Frist läuft ab dem Empfang des Gutachtens durch den Arbeitgeber. Ein zeitgestempeltes Fax ist ein Beweismittel für diesen Empfang, genauso wie ein Postzustellnachweis – vorausgesetzt, Sie können den Übertragungsbericht und das Dokument vorlegen. Genau deshalb ist die Aufbewahrung des Protokolls ebenso wichtig wie die des Gutachtens.

Muss das HR-Fax im Verarbeitungsverzeichnis aufgeführt werden?

Ja. Der Kanal gehört zu den Übermittlungswegen von Personaldaten und gegebenenfalls von Gesundheitsdaten. Nennen Sie die Nummer, das Empfangspostfach, die befugten Personen, die Aufbewahrungsdauer der Unterlagen und den etwaigen Auftragsverarbeiter – für den ein Vertrag im Sinne von Artikel 28 DSGVO erforderlich ist.

Dürfen Beschäftigte ihre Nachweise per Fax senden?

Technisch ja, und bei Beschäftigten auf Reisen oder im Ausland kommt das häufig vor. Geben Sie ihnen dann die eigene Nummer, die im zugriffsbeschränkten HR-Postfach eingeht, niemals die allgemeine Nummer. Das Online-Sendeformular ist über die Startseite erreichbar.

Funktioniert das Fax zu ausländischen Kassen?

Ja, sofern Ländervorwahl und Verbindungsqualität stimmen. Die Abdeckung pro Land können Sie in der Liste der kompatiblen Länder einsehen.

Zusammenfassung

• Das verbliebene HR-Fax konzentriert sich auf fünf Gruppen von Ansprechpartnern: Vorsorgeträger und Krankenkassen, Spezialkassen und ausländische Kassen, Arbeitsmedizin, Zeitarbeit und Arbeitgeberzusammenschlüsse, Gerichtsvollzieher und Geschäftsstellen.
• Das Risiko kommt nicht vom Kanal, sondern vom gemeinsam genutzten Ausgabefach und von der fehlenden Nachvollziehbarkeit.
• Mindestmaßnahmen: eigene Nummer, zugriffsbeschränktes namentliches Postfach, Trennung der Gesundheitsdaten, neutrales Deckblatt, Archivierung des Paars Dokument + Bericht, sichere Vernichtung der Ausdrucke.
• Zu unterlassen: Verdienstbescheinigungen (net-entreprises), Sozialversicherungsmeldungen (DSN), Lohnabrechnungen an Beschäftigte, Bankdaten.
• Bei mehreren Standorten behalten Sie die lokalen Nummern als Weiterleitung, bevor Sie auf eine einheitliche Nummer umstellen.
• Das Online-Fax ist die einzige Konfiguration, die mit einem tragfähigen Verarbeitungsverzeichnis vereinbar ist – und die einzige, die das Verschwinden der Analogleitungen überleben wird.

Für Sonderfälle erläutert unsere FAQ die zulässigen Formate, die Laufzeiten und die Funktionsweise der Empfangsbestätigungen.