Kurze Antwort: 2026 braucht ein Notariat, eine Anwaltskanzlei oder ein Gerichtsvollzieherbüro kein physisches Faxgerät mehr – wohl aber weiterhin eine erreichbare Faxnummer, denn ein Teil der Korrespondenzpartner (Geschäftsstellen bestimmter Gerichte, Hausverwaltungen, Versicherungen, Inkassodienste, Banken, ausländische Kolleginnen und Kollegen) veröffentlicht ausschließlich diese. Der Ausstieg besteht aus vier Entscheidungen: die bestehende Nummer portieren zu einem Online-Faxdienst, bevor das Kupfernetz abgeschaltet wird, eingehende Faxe an ein kontrolliertes Funktionspostfach leiten statt in ein für alle zugängliches Papierfach, alles, was möglich ist, auf die Fachplattformen umstellen (RPVA, Télé@ctes, gesicherter Austausch) und den Sendebericht gemeinsam mit dem Dokument archivieren. Rechnen Sie mit einem Quartal Übergangszeit, nicht mit einem Wochenende.
Der Auslöser ist technischer Natur. Die Arcep veröffentlicht Los für Los den Zeitplan zur Abschaltung des Kupfernetzes von Orange, Gemeinde für Gemeinde, bis zur vollständigen Abschaltung, die bis zum Ende des Jahrzehnts vorgesehen ist. Für ein Notariat, das seit dreißig Jahren dieselbe analoge Leitung nutzt, heißt das: Eines Morgens bekommt das Faxgerät keine Leitung mehr – und eilige Auskunftsersuchen, in letzter Minute übermittelte Urkundenentwürfe, zu bestätigende Zustellungen, am Vorabend einer Verhandlung übersandte gegnerische Schriftsätze brechen abrupt ab. Ohne brauchbare Vorwarnung, wenn niemand vorgesorgt hat.
Warum sich das Fax in den reglementierten Berufen hält
Man könnte meinen, die seit fünfzehn Jahren weitgehend digitalisierten Rechtsberufe hätten die Frage längst erledigt. In der Praxis halten drei Gründe das Fax in den Kanzleien am Leben.
Die Fachplattformen decken nur einen bestimmten Bereich ab. Das RPVA verbindet Anwältinnen und Anwälte mit den Gerichten, Télé@ctes verbindet Notare mit den Grundbuchämtern, das Portal der Gerichtsvollzieher organisiert einen Teil der elektronischen Zustellungen. Doch keines dieser Netze spricht mit Dritten außerhalb der Rechtsberufe: der Hausverwaltung, dem Schadensachbearbeiter, der Rechtsabteilung eines sozialen Wohnungsunternehmens, der Personalabteilung eines Arbeitgebers, der Bank, bei der ein Konto gepfändet werden soll. Diese Gegenüber erreicht man per Post, per E-Mail – oder per Fax, wenn das Dokument eilig ist und die E-Mail keine ausreichende Nachvollziehbarkeit bietet.
Der Übermittlungsnachweis. Der Sendebericht nennt die angerufene Nummer, Datum, Uhrzeit, Dauer, Anzahl der übertragenen Seiten und einen Ergebniscode. Das ist keine Signatur und kein elektronisches Einschreiben, aber es ist ein Anfangsbeweis, den eine bloße E-Mail nicht liefert. In einem Verfahren, in dem über wenige Stunden gestritten wird, wiegt diese ausgedruckte Zeile schwer.
Das Ausland. Eine Erbschaft mit einem Erben in Portugal, ein Verkauf mit einem Käufer in Spanien, eine Akte unter Beteiligung einer deutschen Behörde: Viele europäische und außereuropäische Stellen geben auf ihren Formularen nach wie vor eine Faxnummer an. Unsere Seite kompatible Länder listet die erreichbaren Destinationen auf, und die Realität ist einfach: Das Fax bleibt das universellste Protokoll, das zwischen zwei Organisationen ohne gemeinsames Konto existiert.
Das Fax hat nie überlebt, weil es gut war. Es überlebt, weil es von niemandem etwas verlangt: kein Konto, kein Verzeichnis, kein Zertifikat, keinen IT-Fachmann am anderen Ende.
Der entscheidende Punkt: Ihre Nummer ist ein Vermögenswert, kein Zubehör
Das ist der teuerste Fehler, den wir in Kanzleien beobachten. Die Faxnummer steht auf dem Briefpapier, auf Urkunden, auf eingereichten Schriftsätzen, in Berufsverzeichnissen, in den Stammblättern tausender archivierter Akten, in den Datenbanken von Gerichten und Behörden. Sie zu verlieren bedeutet nicht, eine Leitung zu verlieren: Es entsteht ein schwarzes Loch, in das über Jahre hinweg Dokumente fallen, ohne dass es in der Kanzlei jemand merkt.
Die Portierung einer geografischen Rufnummer zu einem Online-Faxdienst ist technisch banal und rechtlich geregelt. Zum Scheitern bringen sie administrative Details:
- Der Anschlussinhaber muss exakt der Firmenbezeichnung des Notariats oder der Berufsausübungsgesellschaft entsprechen. Eine Leitung, die noch auf den inzwischen pensionierten Gründungspartner läuft, blockiert den Antrag.
- Die RIO-Kennung (relevé d'identité opérateur) holt man sich vor jeder Kündigung. Erst kündigen, dann portieren heißt: Nummer verloren.
- Die Frist: Rechnen Sie mit mehreren Wochen zwischen Antrag und tatsächlicher Umstellung. Starten Sie sofort nach Erhalt des Schreibens zur Abschaltung Ihres Gebiets, nicht danach.
Das Verfahren haben wir ausführlich beschrieben in Faxnummer nach dem Ende des analogen Netzes behalten. Das Prinzip gilt für alle Berufe; was hier anders ist, sind die Kosten eines Fehlschlags.
Berufsgeheimnis: Die eigentliche Schwachstelle ist nicht das Protokoll
Das Fax wird regelmäßig als „wenig sicher" beschrieben. Das stimmt für die analoge Leitung, auf der das Signal unverschlüsselt läuft. In einer Kanzlei kommt das Leck jedoch fast nie von der Leitung. Es kommt vom letzten Meter.
Das klassische Szenario: Das Faxgerät steht im Flur beim Wartebereich oder im Kopierraum, den sich Praktikanten und der Reinigungsdienst teilen. Gegnerische Schriftsätze, der Teilungsentwurf mit allen Beträgen, die Zahlungsaufforderung mit der Adresse des Schuldners, die Scheidungsvereinbarung: All das stapelt sich stundenlang in einem frei zugänglichen Ablagefach. Keine Verschlüsselung der Welt korrigiert das.
Die Umstellung auf Fax-to-E-Mail beseitigt dieses physische Risiko – vorausgesetzt, man ersetzt es nicht durch ein neues. Die Regeln dazu:
- Ein Funktionspostfach, kein persönliches Postfach.
fax@odersekretariat-fax@unter der Kanzleidomain, mit einer namentlichen Liste berechtigter Personen, die bei jedem Zugang und jedem Weggang überprüft wird. - Niemals eine kostenlose Consumer-Adresse. Ein privates Gmail- oder Outlook-Postfach, das dem Berufsgeheimnis unterliegende Unterlagen empfängt, ist eine Datenübermittlung an einen Dritten, den Sie nicht kontrollieren – und schwer zu rechtfertigen, sowohl gegenüber Ihrer Standesorganisation als auch gegenüber der Datenschutzbehörde.
- Verschlüsselung von Arbeitsplatz und Server. Eine verschlüsselte SSD im Sekretariatsrechner kostet weniger als ein meldepflichtiger Vorfall.
- Geplante Löschung. Dokumente bleiben nicht unbegrenzt im Posteingang: Sie werden in die Fachakte übernommen und anschließend aus dem Mailsystem gelöscht.
Zum regulatorischen Teil erläutert unser Artikel Fax und DSGVO 2026 die Pflichten zu Verarbeitungsverzeichnis, Aufbewahrungsdauer und Auftragsverarbeitung – der Hoster des Faxdienstes ist Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 DSGVO, und der Vertrag muss das festhalten.
Was über die Fachplattform laufen muss und was beim Fax bleiben darf
Die Sortierung erfolgt nach Art des Austauschs, nicht nach Gewohnheit. Hier das Raster, das nach unserer Beobachtung in den Strukturen funktioniert, die den Übergang gemeistert haben.
| Art des Austauschs | Kanal 2026 | Warum |
|---|---|---|
| Einreichung von Schriftsätzen, Übermittlung von Beweismitteln im Verfahren | RPVA / virtuelles privates Anwaltsnetz | Je nach Gericht verpflichtend oder klar erwartet |
| Grundbuchangelegenheiten, Einreichung von Urkunden | Télé@ctes | Von Grund auf digitaler Ablauf |
| Zustellungen zwischen Gerichtsvollziehern | Dedizierte Berufsplattform | Zeitstempel und Nachvollziehbarkeit integriert |
| Eiliges Dokument an einen Dritten außerhalb der Rechtsberufe (Hausverwaltung, Versicherer, Bank) | Online-Fax | Gegenüber ohne Zugang zu den Plattformen |
| Bestätigung eines Postversands, Fristwahrung | Online-Fax | Datierter Sendebericht |
| Austausch mit sensiblen Daten unter Kolleginnen und Kollegen | Sichere Messaging-Lösung oder Fachplattform | Ende-zu-Ende-Verschlüsselung |
| Korrespondenz mit einer ausländischen Behörde | Online-Fax | Oft der einzige veröffentlichte Kanal |
Die Logik: Das Fax bleibt nur dort, wo es für den Empfänger nichts Besseres gibt. Das ist keine Rückzugsposition, sondern eine Abwägung. Unser Vergleich Fax oder sichere Messaging-Lösung führt die Argumentation weiter aus.
Die Kanzlei nach dem Faxgerät praktisch organisieren
Das Gerät abzuschaffen verändert den Arbeitsplatz im Sekretariat. Drei Punkte sollten vor der Umstellung geklärt sein, sonst bricht die Qualität der Sendungen ein.
Die Digitalisierung. Ein Online-Fax geht von einer Datei aus. Stammt diese Datei von einem schräg aufgenommenen Handyfoto mit einem Schatten in der Mitte, erhält der Empfänger eine unleserliche Seite – und die meisten Ablehnungen, die wir feststellen, kommen daher, nicht vom Netz. Ein Dokumentenscanner mit automatischem Duplex-Einzug neben dem Arbeitsplatz verarbeitet einen Stapel von dreißig Seiten, während man telefoniert. Das ist die rentabelste Investition des gesamten Übergangs. Für gebundene Urkunden oder empfindliche Unterlagen, die man nicht durch den Einzug schicken will, bleibt ein A4-Flachbettscanner als Ergänzung unverzichtbar.
Die sofortige Ablage. Ein per Fax empfangenes Dokument, das nie in die Akte übernommen wird, ist ein verlorenes Dokument. Die Namenskonvention wird einmal festgelegt: JJJJ-MM-TT_Aktenzeichen_Art_Absender.pdf. Zehn Minuten Entscheidung, jahrelang ersparte Suchen.
Die verbleibende Vertraulichkeit. Papier wird es weiterhin geben: per Post eingegangene Unterlagen, Originale, handschriftlich kommentierte Entwürfe. Ein Aktenvernichter mit Partikelschnitt in der Nähe des Kopierraums verhindert, dass der Inhalt einer Scheidungsakte im Altpapiercontainer des Hauses landet. Kanzleien mit größerem Aufkommen sollten auf eine Kapazität von mindestens zehn Blatt pro Durchgang achten.
Die Sicherungsarchivierung. Die in der Fachsoftware abgelegten Dokumente werden vom Anbieter gesichert – im Prinzip. Eine kalte, offline gehaltene Kopie auf einer verschlüsselten externen Festplatte im Tresor des Notariats bleibt der einzige wirksame Schutz gegen Ransomware, die Server und angeschlossene Backups gleichzeitig verschlüsselt. Die in den letzten Jahren betroffenen Kanzleien haben das auf die teuerste Art gelernt.
Die Fristenfrage: Was ein Sendebericht wirklich beweist
Ein heikler Punkt in den Rechtsberufen, wo manchmal wenige Stunden über die Zulässigkeit entscheiden.
Ein Sendebericht belegt, dass ein Anruf zu einer bestimmten Nummer zu einer bestimmten Uhrzeit zustande kam und eine bestimmte Seitenzahl zwischen beiden Endgeräten ausgehandelt wurde. Er belegt weder den Inhalt der Seiten noch ihre Lesbarkeit beim Empfang noch die Identität der Person, die sie entnommen hat. Die französische Rechtsprechung ist hier konstant und belässt dem Gericht seine freie Beweiswürdigung: Das Fax gilt im Handelsrecht als freies Beweismittel, es ersetzt keine Urkunde, für die eine gesetzliche Form vorgeschrieben ist.
Drei Reflexe, die im Streitfall den Unterschied machen:
- Den Sendebericht zusammen mit dem Dokument aufbewahren, in derselben Akte, unter demselben Namen. Getrennt sind sie wertlos.
- Die versandte Seite so archivieren, wie sie versandt wurde – nicht das Word-Quelldokument, sondern das tatsächlich übertragene PDF samt Deckblatt.
- Kritische Sendungen doppeln mit einem Einschreiben am selben Tag. Das Fax sichert die Uhrzeit, das Einschreiben die Form.
Zur Gestaltung eines konformen Deckblatts und dazu, was das Fax genau beweist, siehe Rechtliche Bedeutung des Fax 2026.
Übergangsplan über ein Quartal
Wochen 1 bis 2 – Bestandsaufnahme. Die genaue Faxnummer erfassen, die auf Briefköpfen, in Berufsverzeichnissen, auf der Kanzleiwebsite und in Urkundenvorlagen steht. Anschlussinhaber ermitteln. RIO anfordern. Aus dem Journal des Faxgeräts die letzten fünfzig Korrespondenzpartner ziehen: Das ist die tatsächliche Liste derer, die Ihnen schreiben.
Wochen 3 bis 5 – Entscheidung und Portierung. Online-Faxdienst auswählen, Hosting-Standort und DSGVO-Auftragsverarbeitungsklausel prüfen, Portierungsantrag stellen. Funktionspostfach und Berechtigtenliste anlegen.
Wochen 6 bis 8 – Parallelbetrieb. Das Faxgerät bleibt angeschlossen, während der Online-Dienst bereits empfängt. Man vergleicht, justiert die Scanqualität nach, schult das Sekretariat. In dieser Phase entdeckt man die fehlschlagenden Sendungen – oft falsch gewählte ausländische Empfänger, ein Thema, das wir in Internationales Fax behandeln.
Wochen 9 bis 12 – Umstellung und Kommunikation. Das Gerät abklemmen, Briefköpfe und Verzeichnisse aktualisieren, regelmäßige Korrespondenzpartner über einen Hinweis im Briefzusatz informieren. Das Journal des Faxgeräts archivieren, bevor Sie es entsorgen: Der interne Speicher löscht sich, sobald die Stromzufuhr getrennt wird.
Häufige Fragen
Hat ein per E-Mail empfangenes Fax denselben Wert wie ein Papierfax?
Ja, und oft einen besseren. Der Dienst erzeugt ein mit Zeitstempel versehenes PDF samt Übertragungsmetadaten, während das Thermopapier alter Geräte innerhalb weniger Jahre verblasste. Entscheidend ist nicht das Medium, sondern die Fähigkeit, Jahre später das Dokument und seinen Übermittlungsnachweis vorlegen zu können.
Darf man dem Berufsgeheimnis unterliegende Unterlagen per Online-Fax übermitteln?
Technisch ja, sofern der Anbieter die Datenströme verschlüsselt, in der Europäischen Union hostet und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO akzeptiert. Rechtlich gebietet die Vorsicht, das Fax dem Austausch mit Dritten vorzubehalten, die keine Alternative haben, und zwischen Angehörigen der Rechtsberufe die Fachplattformen zu bevorzugen.
Was tun, wenn ein Korrespondenzpartner kein Fax mehr hat, aber eines von uns verlangt?
Das kommt seit 2024 häufig vor. Viele Behörden und Unternehmen führen auf ihren Formularen weiterhin eine Nummer, obwohl die Leitung tot ist. Prüfen Sie es mit einer einseitigen Testsendung; scheitert der Anruf durchgehend, rufen Sie die Zentrale an und lassen Sie sich den Ersatzkanal per E-Mail bestätigen – diese Spur schützt Sie.
Sollte man ein Faxgerät als Reserve behalten?
Nein. Ein analoges Gerät an einer VoIP-Box scheitert wegen Problemen bei der T.38-Aushandlung unvorhersehbar, wie in Fax über VoIP erläutert. Eine Rückfallebene, die in einem von drei Fällen funktioniert, ist schlimmer als gar keine: Sie erzeugt trügerische Sicherheit.
Wie lange bewahrt man empfangene Faxe auf?
Nach Art des Dokuments und der Akte, zu der es gehört – nicht nach dem Übertragungskanal. Ein Verfahrensdokument folgt der Aufbewahrungsfrist der Akte; eine Mahnung ohne rechtliche Tragweite muss nicht zehn Jahre liegen bleiben. Die DSGVO verlangt eine definierte Dauer, nicht „alles aufheben".
Das Wichtigste in Kürze
- Die Nummer ist der Vermögenswert, nicht das Gerät: vor der Kupferabschaltung portieren, niemals zuerst kündigen.
- Das Vertraulichkeitsrisiko ist physisch, bevor es technisch ist: Ein Empfangsfach im Flur exponiert mehr als eine analoge Leitung.
- Nach Empfänger sortieren: Fachplattform zwischen Angehörigen der Rechtsberufe, Fax für Dritte, die nichts anderes haben.
- Der Sendebericht zählt nur zusammen mit dem Dokument – archivieren Sie beides gemeinsam unter demselben Namen.
- Die Scanqualität entscheidet über die Erfolgsquote: Ein automatischer Einzug löst 80 % der Fehlschläge.
- Ein Quartal einplanen mit einer Phase des Parallelbetriebs, keine Umstellung von heute auf morgen.
Um vor dem Start des Übergangs eine Sendung an einen Korrespondenzpartner zu testen, finden Sie das Formular direkt auf der Startseite; praktische Fragen sind in unseren häufig gestellten Fragen zusammengefasst.
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