Kurze Antwort: 2026 braucht eine Arztpraxis, eine Apotheke oder ein medizinisches Labor kein Faxgerät mehr im Regal – wohl aber weiterhin eine Faxnummer, die erreichbar ist. Denn ein Teil der Korrespondenzpartner (Krankenhausabteilungen, Radiologiezentren, Pflegeheime, Kostenträger, Anbieter von Medizinprodukten) gibt nach wie vor nur diese Nummer heraus. Der Umstieg besteht aus fünf Entscheidungen: die bestehende Nummer portieren zu einem Online-Faxdienst, bevor das Kupfernetz abgeschaltet wird, eingehende Faxe an ein Funktionspostfach der Praxis leiten und nicht an das persönliche Postfach einer Ärztin oder eines Arztes, alles, was möglich ist, auf sichere Gesundheitskommunikation umstellen, eine Aufbewahrungsregel für empfangene Dokumente schriftlich festhalten und die Korrespondenzpartner schriftlich informieren. Rechnen Sie mit sechs bis acht Wochen, nicht mit einem Vormittag.
Der Auslöser ist nicht regulatorisch, sondern physisch. Die französische Regulierungsbehörde Arcep veröffentlicht schrittweise den Zeitplan für die Abschaltung des Kupfernetzes von Orange, Gemeinde für Gemeinde – und jede Welle nimmt die analogen Leitungen mit, auf denen Faxgeräte seit zwanzig Jahren unbemerkt liefen. Für eine Gemeinschaftspraxis, die jeden Morgen OP-Berichte und Laborergebnisse erhält, ist der Ausfall nicht sichtbar: Das Gerät bleibt eingeschaltet, die Kontrollleuchte bleibt grün, aber es kommt nichts mehr an. Und niemand merkt es, bis der dritte verärgerte Anruf einer Kollegin kommt.
Warum das Gesundheitswesen die letzte Bastion des Faxes ist
Das französische Gesundheitswesen hat vieles digitalisiert – den Behandlungsschein, die Versichertenkarte Carte Vitale, die elektronische Patientenakte, das digitale Rezept – und trotzdem überlebt das Fax hier besser als anderswo. Dafür gibt es drei sehr konkrete Gründe.
Die veröffentlichten Verzeichnisse sind unvollständig. Ein Praxisteam, das eine bestimmte Krankenhausabteilung erreichen will, findet häufig eine Zentralnummer, eine Faxnummer des Sekretariats und manchmal eine allgemeine E-Mail-Adresse, bei der niemand garantiert, dass sie gelesen wird. Das Fax bleibt der Kanal, von dem man weiß, dass er auf einem Drucker landet, den jemand im Blick hat.
Sichere Gesundheitsmessaging-Systeme decken nur einen Teilbereich ab. Das System MSSanté (Messageries Sécurisées de Santé), getragen von der Agence du Numérique en Santé, verbindet Gesundheitsberufe untereinander und – seit der Öffnung der Nutzerbereiche – auch mit Patientinnen und Patienten. Es ist heute der Referenzkanal für die Übermittlung von Gesundheitsdaten. Aber es spricht nicht mit Akteuren, die keine Gesundheitsberufe sind: Verwaltungsabteilungen von Versicherungen, Sachbearbeitung für Kostenübernahmen, Vermieter medizinischer Geräte, Personalabteilungen von Arbeitgebern für eine Bescheinigung, Betreuungsbehörden, Gerichtsgeschäftsstellen. Diese geben auf ihren Formularen weiterhin eine Faxnummer an.
Die Asymmetrie der Dringlichkeit. Wer einen Befund vor der Sprechstunde um 14 Uhr braucht, wartet nicht auf die Einrichtung eines Portalzugangs. Er bittet um ein Fax. Der Kanal überlebt, weil er der kleinste gemeinsame Nenner zwischen zwei Organisationen ist, die gemeinsam nichts aufgesetzt haben.
Merke: Die Frage lautet nicht „Soll man das Fax behalten?", sondern „Welches Restvolumen muss erreichbar bleiben – und über welchen Weg?". Für die meisten Praxen liegt das Restvolumen bei einigen Dutzend Seiten pro Monat, was eine eigene Leitung nicht mehr rechtfertigt.
Schritt 1 – Erfassen, was tatsächlich per Fax läuft
Bevor man eine Lösung wählt, muss man wissen, was man ersetzt. Die Übung dauert eine Woche und wird mit Stift und Papier direkt am Faxgerät gemacht.
Legen Sie einen Notizblock neben das Gerät und notieren Sie für jede ein- und ausgehende Seite: Dokumenttyp, Korrespondenzpartner und ob ein anderer Kanal zur Verfügung stünde. Die meisten Praxen entdecken vier Kategorien:
| Flusskategorie | Typisches Beispiel | Verfügbare Alternative 2026 |
|---|---|---|
| Eingehende Ergebnisse und Befunde | Labordiagnostik, Bildgebung, Entlassbrief | MSSanté, Laborportal, API der Funktionsabteilung |
| Ausgehende Verwaltungsanträge | Kostenübernahme, Vorabgenehmigung, Kostenvoranschlag Zahnersatz | Online-Formular der Einrichtung, elektronisches Einschreiben |
| Versorgungskoordination | Übermittlung an ein Pflegeheim, an einen ambulanten Pflegedienst | MSSanté, wenn der Partner registriert ist, sonst Fax |
| Dritte außerhalb des Gesundheitswesens | Versicherer, Arbeitgeber, Vermieter, Betreuer | Fax oder Papierpost, selten etwas anderes |
Die ersten beiden Kategorien leeren sich innerhalb von sechs Monaten fast vollständig, wenn man sich die Mühe macht, die Korrespondenzpartner anzuschreiben. Die beiden letzten rechtfertigen den Erhalt einer erreichbaren Nummer. Diese belastbare Bestandsaufnahme – und nicht ein Bauchgefühl – sollte über das gewählte Abonnement entscheiden.
Nutzen Sie die Inventur, um auch den Zustand der Papierstrecke zu prüfen: Die meisten Praxen, die das Faxgerät abschaffen, haben weiterhin täglichen Scanbedarf, und ein Duplex-Scanner mit automatischem Einzug bringt der Digitalisierung eines Sekretariats mehr als jede Software. Ein Modell, das direkt mehrseitige PDFs erzeugt, erspart Ihnen mühsames manuelles Zusammenfügen.
Schritt 2 – Die Nummer vor der Abschaltung portieren, nicht danach
Das ist der teuerste und häufigste Fehler. Die Faxnummer einer Praxis steht auf gedruckten Rezepten, auf Praxisschildern, in Klinikverzeichnissen, in den Verordnungsprogrammen der Kolleginnen und Kollegen, in Stationsprotokollen im Krankenhaus. Sie zu verlieren bedeutet, für Partner unerreichbar zu werden, die man nicht alle informieren kann.
Die Portierung einer geografischen Rufnummer zu einem Online-Faxanbieter funktioniert, setzt aber zwei Bedingungen voraus: Die Leitung muss zum Zeitpunkt des Antrags noch aktiv sein, und der Vertragsinhaber muss exakt der Einheit entsprechen, die die Portierung beantragt. Eine Nummer, die auf einen in den Ruhestand gegangenen Arzt in einer Praxisgemeinschaft läuft, die zwischenzeitlich ihre Rechtsform geändert hat, bedeutet drei zusätzliche Wochen Schriftverkehr.
Diese Reihenfolge funktioniert:
- Den RIO-Code der Faxleitung ermitteln (wählen Sie 3179 von dieser Leitung aus oder prüfen Sie Ihre Anbieterrechnung).
- Das Online-Faxkonto eröffnen und den Empfang über eine vom Dienst bereitgestellte temporäre Nummer testen.
- Die Portierung der bisherigen Nummer beantragen, sobald die Funktion bestätigt ist.
- Die Kupferleitung erst 30 Tage nach Bestätigung der Portierung kündigen und das Faxgerät als Sicherheitsnetz angeschlossen lassen.
Diese Mechanik – einschließlich des Sonderfalls von 08er-Nummern und Leitungen an einer Business-Box – erläutern wir ausführlich im Leitfaden zur Rufnummernmitnahme nach der Abschaltung des Analognetzes. Für Praxen, die ohne Portierung starten wollen, bleibt die Eröffnung einer neuen Nummer möglich: Die Liste der verfügbaren Vorwahlen finden Sie auf der Seite der unterstützten Länder.
Schritt 3 – Festlegen, wo die empfangenen Dokumente landen
Ein per E-Mail empfangenes Fax ist ein Gesundheitsdokument, das durch ein Postfach reist. Genau hier erzeugen die meisten Praxen – ungewollt – ihr größtes Vertraulichkeitsrisiko.
Drei nicht verhandelbare Regeln:
- Ein Funktionspostfach, niemals ein personenbezogenes Postfach.
fax@praxis-…, abgerufen vom Praxisteam, mit nachvollziehbaren Zugriffen – statt der persönlichen Adresse von Dr. X, die in den Urlaub fährt, das Handy wechselt und manchmal an einen privaten Webmail-Dienst weiterleitet. - Ein konformes Hosting von Gesundheitsdaten. Sobald ein Dienstleister in Ihrem Auftrag Dokumente mit personenbezogenen Gesundheitsdaten hostet, kommt die im französischen Gesundheitsgesetzbuch vorgesehene HDS-Zertifizierung ins Spiel. Die CNIL weist regelmäßig darauf hin, dass die Praxis und nicht der Dienstleister der Verantwortliche bleibt: Sie müssen prüfen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag im Sinne von Artikel 28 DSGVO abschließen und den Nachweis dieser Prüfung aufbewahren.
- Keine unkontrollierte Synchronisation in eine private Cloud. Ein Faxordner, der sich automatisch in die Foto-Cloud eines Familien-Smartphones repliziert, ist eine Datenschutzverletzung, die nur noch darauf wartet zu passieren.
Am Arbeitsplatz des Praxisteams verändern zwei Hardware-Details den Alltag, wenn man den ganzen Tag Befunde liest: ein Bildschirm, der groß genug ist, um eine A4-Seite zu 100 % ohne Zoom darzustellen, und ein Blickschutzfilter für den Monitor, wenn der Empfang vom Wartezimmer aus einsehbar ist. Letzteres ist ebenso eine Frage der Schweigepflicht wie der Ergonomie.
Schritt 4 – Alles, was möglich ist, auf MSSanté umstellen
Das Online-Fax ist eine Übergangslösung, kein Zielbild. Für den Austausch zwischen Gesundheitsberufen ist das Ziel die sichere Gesundheitsmessaging-Lösung – und man behandelt sie am besten als eigenes Projekt.
Konkret setzt das voraus: eine aktive CPS- oder e-CPS-Karte für jede Ärztin und jeden Arzt, eine Adresse im MSSanté-Verzeichnis und vor allem ein Adressbuch der Partner, die über diesen Kanal tatsächlich erreichbar sind. Am lohnendsten ist es, Labor für Labor, Radiologieeinheit für Radiologieeinheit vorzugehen: Vier oder fünf Partner decken oft 80 % des eingehenden Volumens einer niedergelassenen Praxis ab.
Wer den Rahmen verstehen möchte, bevor er sich festlegt, liest vorrangig die Veröffentlichungen der Agence du Numérique en Santé zum Ségur du numérique en santé sowie die Leitfäden der CNIL zu Gesundheitsdaten. Ein Praxisleitfaden zur DSGVO in der niedergelassenen Praxis bleibt zudem eine vernünftige Investition für eine Einrichtung ohne internen Datenschutzbeauftragten: Er verhindert teure Fehlinterpretationen.
Schritt 5 – Die Korrespondenzpartner schriftlich informieren
Ein nicht angekündigter Kanalwechsel hat exakt dieselbe Wirkung wie eine Störung: Dokumente kommen nicht mehr an. Planen Sie drei Maßnahmen im selben Monat.
- Ein Musterbrief oder eine Muster-E-Mail an die regelmäßigen Partner: neues Vorgehen, unveränderte Faxnummer (bei Portierung) oder neue Nummer, MSSanté-Adresse der Praxis, Umstellungsdatum.
- Eine Aktualisierung aller Unterlagen: gedruckte Rezepte, Stempel, Praxisschild, Verzeichniseintrag, Praxiswebsite, Eintrag in den Verzeichnissen der Partnereinrichtungen.
- Ein einmonatiger Parallelbetrieb, in dem das alte Faxgerät angeschlossen bleibt. Nur so erkennen Sie die Partner, die Ihr Schreiben nicht gelesen haben.
Halten Sie in dieser Zeit fest, was noch auf dem alten Gerät ankommt: Das ist exakt die Liste der Personen, die Sie anrufen müssen.
Was das Online-Fax im Alltag verändert
Nach der Umstellung zeigen sich drei Vorteile – zwei davon sind nicht die, die man erwartet hätte.
Versand von überall. Ein Kostenübernahmeantrag kann vom Hausbesuch oder aus einer Zweitpraxis abgehen, ohne Umweg über den Hauptstandort. Das ist nützlich für Ärztinnen und Ärzte mit mehreren Standorten und für Vertretungen.
Nachvollziehbarkeit. Jeder Versand erzeugt einen zeitgestempelten Übertragungsbericht, der zusammen mit dem Dokument in der Akte abgelegt werden kann. Wo das Faxgerät eine Bestätigung druckte, die man wegwarf, bewahrt das E-Fax den Nachweis auf. Das ist wertvoll, um zu belegen, dass ein Antrag auf Vorabgenehmigung vor Fristablauf abgeschickt wurde.
Das Ende des Papierstapels am Empfang. Ein Faxeingangsfach auf einem frei zugänglichen Tresen ist – im Hinblick auf die ärztliche Schweigepflicht – buchstäblich ein Organisationsmangel. Sein Verschwinden löst ein Problem, das man längst nicht mehr wahrgenommen hatte.
Zwei Einschränkungen sollten allerdings genannt werden. Die Übertragungsqualität hängt weiterhin von der Scanqualität ab: Ein mit 150 dpi in Graustufen gescanntes Dokument kann unlesbar ankommen. Und das Fax bleibt, auch digitalisiert, ein nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselter Kanal: Es ersetzt keine sichere Messaging-Lösung für sensible Daten, sondern schließt eine Lücke, wenn der andere Kanal nicht existiert.
Für Praxen, die viel scannen, zählt die Stabilität des Arbeitsplatzes mehr als man denkt: Eine USV für Router und Arbeitsplatz verhindert den Verlust einer Sendewarteschlange bei einem kurzen Stromausfall, und ein Hebelordner bleibt die einfachste Lösung, um die wenigen Papieroriginale aufzubewahren, die aufbewahrt werden müssen.
Häufige Fragen
Ist ein Fax DSGVO-konform für die Übermittlung von Gesundheitsdaten?
Es kann es sein – unter Bedingungen. Die DSGVO verbietet keinen bestimmten Kanal: Sie verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Für ein Fax mit Gesundheitsdaten bedeutet das mindestens: Prüfung der Nummer vor dem Versand, Deckblatt ohne klinische Daten, ein identifizierter Empfänger statt eines gemeinsam genutzten Ablagefachs und Nachvollziehbarkeit des Versands. Die CNIL empfiehlt seit Langem, für solche Übermittlungen sichere Gesundheitsmessaging-Dienste zu bevorzugen – das Fax wird damit zur dokumentierten Rückfalloption, nicht zur Standardlösung.
Braucht man für ein Online-Fax einen HDS-zertifizierten Hoster?
Sobald der Dienstleister in Ihrem Auftrag Dokumente mit personenbezogenen Gesundheitsdaten speichert, stellt sich die Frage der HDS-Zertifizierung ernsthaft. Manche Praxen umgehen das Thema, indem sie den Dienst so konfigurieren, dass die Dokumente beim Anbieter nicht gespeichert werden: Empfang per E-Mail, sofortige serverseitige Löschung, Archivierung in der Praxissoftware. Lassen Sie sich die Aufbewahrungsrichtlinie schriftlich bestätigen und nehmen Sie dieses Dokument in Ihr Verarbeitungsverzeichnis auf.
Funktioniert mein Faxgerät hinter einer VoIP-Box?
Manchmal, schlecht und selten dauerhaft. Das historische Faxprotokoll verträgt Kompression und Jitter von IP-Netzen sehr schlecht. Das Protokoll T.38 existiert genau dafür, setzt aber voraus, dass es aktiviert und Ende zu Ende korrekt ausgehandelt wird – was nicht garantiert ist. Das ist Thema unseres Artikels über die Fehlschläge von T.38: Für eine Praxis ist der Anschluss des alten Faxgeräts an die Box eine Übergangslösung, kein Zielbild.
Was tun mit den jahrelang ausgedruckten Faxen in der Praxis?
Nach Dokumenttyp sortieren, dann die für Patientenaktenbestandteile geltenden Aufbewahrungsfristen anwenden und den Rest über einen vertraulichen Aktenvernichtungsdienst entsorgen. Digitalisieren Sie nicht alles „für alle Fälle": Ein Archiv ohne Löschregel wird selbst zum Compliance-Problem.
Was kostet es, eine erreichbare Faxnummer zu behalten?
Bei einem Restvolumen von einigen Dutzend Seiten pro Monat kostet ein Online-Fax-Abonnement in etwa so viel wie ein Einstiegs-Mobilfunktarif – ohne eigene Leitung, ohne Verbrauchsmaterial, ohne Gerätewartung. Um vor einer Festlegung zu testen, können Sie mit dem Versandformular auf der Startseite die Zustellung an einen realen Empfänger prüfen; die FAQ beantwortet Sonderfälle bei Vorwahlen.
Zusammenfassung
- Die von der Arcep in Losen veröffentlichte Abschaltung des Kupfernetzes wird analoge Faxgeräte ohne sichtbare Störung lahmlegen: Das Gerät bleibt eingeschaltet, es kommt nur nichts mehr an.
- Erfassen Sie eine Woche lang die tatsächlichen Flüsse, bevor Sie entscheiden: Die meisten Praxen stellen fest, dass 80 % des Volumens auf MSSanté umgestellt werden können und der Rest einige Dutzend Seiten pro Monat ausmacht.
- Portieren Sie die Nummer vor der Kündigung, in dieser Reihenfolge: RIO → Online-Faxkonto → Test → Portierung → Kündigung 30 Tage später.
- Lassen Sie eingehende Faxe in einem Funktionspostfach der Praxis landen, niemals in einem personenbezogenen Postfach oder einer privaten Cloud.
- Lassen Sie sich die Aufbewahrungsrichtlinie des Anbieters und die HDS-Frage schriftlich bestätigen und nehmen Sie das in Ihr Verarbeitungsverzeichnis auf.
- Das Online-Fax ist ein Kontinuitätskanal für Dritte außerhalb des Gesundheitswesens: Das Ziel für den Austausch zwischen Gesundheitsberufen bleibt die sichere Gesundheitsmessaging-Lösung.
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