Unleserliches Fax: Scan, Auflösung und Kontrast richtig einstellen

Kurze Antwort: Neun von zehn „unleserlichen" Faxen liegen nicht an der Leitung, sondern am versendeten Dokument. Ein Fax ist ein reines Schwarz-Weiß-Bild ohne echte Graustufen, übertragen mit 200 × 100 dpi (Standardmodus) oder 200 × 200 dpi (Feinmodus). Alles, was hellgrau, gerastert, farbig, schief fotografiert oder mit Pixeln überladen ist, verschwindet oder wird zu schwarzem Brei. Die drei Einstellungen, die ein Fax retten: in Schwarz-Weiß mit 200 oder 300 dpi scannen, den Kontrast statt der Helligkeit erhöhen und das A4-Format mit mindestens 10 mm Rand einhalten.

Über MondialFax. Dieser Artikel ist ein technischer Leitfaden, unabhängig von Herstellern und Betreibern. MondialFax versendet Faxe kostenlos und ohne Anmeldung an sieben Ziele (Frankreich, Belgien, Deutschland, Spanien, Italien, Portugal, Kanada). Es vergibt keine Nummer und bietet keinen Empfang an: Die beschriebenen Empfangsszenarien setzen einen Drittanbieter voraus. Siehe Fax empfangen und unseren Leitfaden Fax-to-E-Mail.

Das Szenario ist immer dasselbe. Der Sendebericht zeigt „OK". Die Seite ist raus, die Verbindungsdauer ist plausibel, die Seitenzahl stimmt. Und trotzdem ruft der Empfänger eine Stunde später an: „Wir können das nicht lesen, können Sie das noch mal schicken?" Man schickt es noch mal. Ändert natürlich nichts, denn man schickt genau dieselbe Datei.

Das ist der blinde Fleck beim Faxen. Man verbringt Stunden damit, die Leitung, T.38 oder das SIP-Gateway zu diagnostizieren – siehe unseren Leitfaden Mein Fax geht nicht raus –, während das Problem viel früher liegt: in der Art, wie das Dokument digitalisiert wurde. Fax ist kein Kanal, der PDFs transportiert, sondern ein Kanal, der bitonale Bilder transportiert. Wer diese Einschränkung versteht, sieht alles anders.

Was ein Fax tatsächlich überträgt

Das Faxgerät der Gruppe 3, von der ITU-T in den Empfehlungen T.4 (Bildcodierung) und T.30 (Sitzungsprotokoll) normiert, war nie für Fotos gedacht. Es codiert jede Seite als Folge schwarzer oder weißer Pixel, ohne Zwischenwerte, komprimiert mit MH, MR oder MMR (T.6).

Die genormten Auflösungen sind überschaubar:

Daraus ergeben sich zwei unmittelbare praktische Konsequenzen.

Erste Konsequenz: Der Standardmodus, bei vielen älteren Geräten noch immer voreingestellt, staucht das Bild vertikal. Ein Text in Schriftgrad 9 oder 10 wird darin zu einer Strichfolge. Der Wechsel in den Feinmodus ist der eine Handgriff, der die meisten Fälle löst.

Zweite Konsequenz: Grau gibt es nicht. Eine graue Fläche, eine Bleistiftunterschrift, ein blasser Stempel, ein Passfoto – all das wird durch Rasterung (Dithering) in eine Wolke schwarzer Punkte umgewandelt. Bei 200 dpi wird diese Wolke zum Fleck. Deshalb kommt ein kopierter Personalausweis schlecht durch und deshalb erscheint eine Excel-Tabelle mit abwechselnd grau hinterlegten Zeilen gestreift.

Der Schwellenwert: die Einstellung, die niemand anfasst

Wenn ein Scanner eine farbige oder graustufige Seite in Bitonal umwandelt, wendet er einen Schwellenwert an. Unterhalb eines bestimmten Helligkeitswerts wird das Pixel schwarz, oberhalb weiß. Bei den meisten Bürodokumentenscannern lässt sich dieser Schwellenwert einstellen – oft unter der Bezeichnung „Kontrast", „Schwelle" oder „Threshold".

Ein zu hoher Schwellenwert: Blasser Text verschwindet, die Seite kommt stellenweise leer an. Ein zu niedriger: Der Papieruntergrund, seine Schatten und Knicke werden schwarz, die Seite kommt schmutzig an. Bei einem vergilbten Dokument oder einer Kopie von einer Kopie ist es richtig, den Kontrast leicht anzuheben – und nicht die Helligkeit. Die Helligkeit verschiebt die gesamte Kurve und löscht den Text zusammen mit dem Untergrund; der Kontrast spreizt beide auseinander.

Richtig scannen: die Vorgehensweise in sechs Punkten

1. Scannen, nicht fotografieren

Eine mit dem Smartphone aufgenommene Dokumentenfoto enthält Perspektivverzerrung, Vignettierung, einen Handschatten und Sensorrauschen. Mobile Scan-Apps korrigieren einen Teil dieser Mängel, erzeugen aber komprimierte JPEGs, deren Artefakte sich nach der Binarisierung in schwarzen Staub verwandeln.

Wer häufig scannen muss, fährt mit einem Scanner mit automatischem Einzug am besten: Formaterkennung, Duplex, automatische Geradeausrichtung, direkte Ausgabe als Schwarz-Weiß-PDF. Für gelegentlichen Gebrauch in einer Praxis oder Kanzlei reicht ein tragbarer USB-Scanner völlig aus und passt in eine Schublade.

Bleibt nur das Smartphone, dann das Blatt auf eine dunkle, einfarbige Fläche legen, seitlich beleuchten und vor allem keinen Schatten mit dem Oberkörper werfen. Siehe auch unseren Leitfaden Fax vom Smartphone senden.

2. „Schwarz-Weiß" wählen, nicht „Graustufen"

Kontraintuitiv, aber entscheidend. In Graustufen zu scannen und den Faxdienst spontan binarisieren zu lassen, führt zu unvorhersehbaren Ergebnissen: Jeder Anbieter verwendet seinen eigenen Algorithmus. Wer direkt in Schwarz-Weiß (bitonal) scannt, sieht das Endergebnis vor dem Versand am Bildschirm in Originalgröße.

Einfache Regel: Was Sie bei 100 % Zoom auf Ihrem Bildschirm sehen, bekommt der Empfänger – nur schlechter.

3. 300 dpi beim Scannen, nicht 600

Mit 600 oder 1200 dpi zu scannen bringt nichts: Das Gateway rechnet ohnehin auf 200 dpi herunter, und eine brutale Unterabtastung erzeugt Moiré auf Rastern. 300 dpi in Schwarz-Weiß ist der richtige Kompromiss – fein genug, damit die Reduktion sauber bleibt, leicht genug, um keine 40-MB-Datei zu erzeugen.

4. Striktes A4-Format, Ränder einhalten

Fax G3 überträgt Zeilen genormter Breite (1728 Pixel für A4). Eine Seite im Letter-, A5- oder benutzerdefinierten Format wird beschnitten oder skaliert, und der rechte Rand kann abgeschnitten werden. Viele empfangende Faxgeräte kappen zudem 5 bis 10 mm oben (Kopfzeile) und an den Seiten.

Konkret heißt das: nichts Wichtiges näher als 10 mm an den Rand setzen, und schon gar keine Aktenzeichen, Referenznummern oder Unterschriften.

5. Weißer Hintergrund, keine Farbflächen, keine informationstragenden Farben

Eine Grafik, deren Legende auf Farben beruht („blaue Kurve", „oranger Bereich"), ist per Fax unbrauchbar. Sie muss auf Muster, Strichelungen oder Textbeschriftungen umgestellt werden. Ebenso werden Leuchtmarker zu schwarzen Rechtecken, die genau den Text verdecken, den sie hervorheben sollten. Soll eine Passage auffallen, umrahmen Sie sie mit einer feinen Linie oder unterstreichen Sie sie.

6. Vorher prüfen, nicht hinterher

Das fertige PDF öffnen, auf 100 % zoomen, eine beliebige Zeile unten auf der Seite lesen. Wer bei einem Zeichen zögert, bei dem wird auch der Empfänger zögern – und der hat das Original nicht vor sich.

Problematische Dokumente – und was dagegen hilft

Fotografierte Ausweise und Nachweise

Das sind die schlechtesten Kandidaten: Guillochen-Untergrund, Halbtonfoto, Hologramme. Ergebnis: eine schwarze Masse. Lösung: in Schwarz-Weiß mit hohem Schwellenwert scannen, auch auf die Gefahr hin, das Foto zu verlieren, und die wesentlichen Angaben im Klartext auf einem Begleitblatt wiederholen. Achtung jedoch: Der Faxversand eines Ausweisdokuments zieht DSGVO-Pflichten nach sich, die wir in unserem Artikel Vertraulichkeit beim Faxen darstellen.

Rezepte und handschriftliche Berichte

Schrift mit hellblauem Kugelschreiber kommt schlecht durch. Ein Stift mit schwarzer Tinte – ein einfacher Tintenroller mit 0,7-mm-Spitze – verbessert das Ergebnis gegenüber hellem Blau oder Bleistift dramatisch. Praxen, die regelmäßig faxen, schreiben intern früher oder später alle Schwarz vor.

Finanztabellen

Enge Spalten, Schriftgrad 8, halbpunktfeine Linien: Das ist der typische Fall, in dem sich der Superfein-Modus lohnt. Eine weitere Möglichkeit: das Dokument im Querformat neu setzen, die Schrift auf mindestens 11 Punkt vergrößern und eine Seite mehr in Kauf nehmen. Eine zusätzliche Seite kostet ein paar Cent; eine falsch gelesene Zahl kostet weit mehr.

Dokumente, die schon einmal gefaxt wurden

Jeder Sendezyklus verschlechtert das Ergebnis. Ein empfangenes, ausgedrucktes und erneut versendetes Fax hat zwei aufeinanderfolgende Binarisierungen hinter sich: Die Zeichen werden dicker, die Punzen (die Löcher im „e", im „a") laufen zu. Wenn möglich, immer von der digitalen Originaldatei ausgehen, nie von der empfangenen Papierfassung.

Dateigröße und Übertragungszeit

Eine gut komprimierte bitonale Seite wiegt einige Dutzend Kilobyte. Eine Seite, die aus einem hastig konvertierten Farbfoto stammt, kann mehrere Megabyte wiegen, weil die zufällige Rasterung die MMR-Komprimierung ruiniert – diese arbeitet über wiederkehrende Muster, und eine Punktwolke hat keine.

Konkrete Folge im klassischen G3: Die Übertragungszeit pro Seite kann von 20 Sekunden auf über zwei Minuten steigen. Auf einer VoIP-Leitung gilt: Je länger die Sitzung dauert, desto wahrscheinlicher wird sie durch eine Netzstörung abgebrochen. Ein sauberes Dokument ist also auch ein Dokument, das ankommt.

Richtwerte, stark abhängig von der Dokumentdichte und der Hardware.

Auf der Empfangsseite: was nicht Ihre Schuld ist

Manche Mängel kommen von der Gegenseite, und keine Einstellung beim Versand behebt sie.

• Schwarze senkrechte Streifen oder regelmäßige weiße Linien: Die Glasfläche oder die Walze des empfangenden Faxgeräts ist verschmutzt, oder der Thermokopf ist verschlissen.
• Seite wird gedehnt oder gestaucht: Problem mit dem Papiereinzug auf der Empfängerseite.
• Unten abgeschnittene Seite: Die ausgehandelte Maximallänge wurde erreicht, oder der Empfänger hat die Sitzung abgebrochen.
• Ausdruck, der mit der Zeit verblasst: Thermofaxe verblassen innerhalb weniger Monate. Ein echtes Archivierungsthema, das wir in unserem Leitfaden Faxe archivieren behandeln.

Zu diesem letzten Punkt ein unterschätztes Detail: Minderwertiges Thermopapier für Faxgeräte verblasst in weniger als einem Jahr, selbst in einer geschlossenen Schublade. Ist das Gerät noch für den Empfang im Einsatz, bleibt das sofortige Einscannen jedes aufbewahrungswürdigen Dokuments die einzige Abhilfe.

Ein Deckblatt, das wirklich etwas bringt

Das Deckblatt ist keine Formalie: Es ist die Garantie dafür, dass der Empfänger weiß, was er mit dem Dokument anfangen soll, selbst wenn eine Seite beschädigt ankommt. Es muss in großer Schrift gehalten sein und Folgendes enthalten:

• den Absender mit einer erreichbaren Telefonnummer;
• den namentlich genannten Empfänger, nicht nur die Abteilung;
• die Gesamtseitenzahl einschließlich Deckblatt;
• den Betreff in einer Zeile;
• den Vertraulichkeitshinweis, sofern der Inhalt es erfordert.

In Schriftgrad 14 gesetzt und ohne gerastertes Logo übersteht es fast alles. Ein Logo mit Farbverlauf hingegen wird zum Fleck – es einmalig in eine monochrome Strichversion umzuwandeln, löst das Problem endgültig.

Bei Sendungen ins Ausland erspart die Angabe des Landes im Klartext auf dem Deckblatt viele Missverständnisse; Vorwahlen und lokale Gepflogenheiten sind in Fax ins Ausland senden ausführlich beschrieben.

Häufige Fragen

Sollte man lieber ein PDF oder ein Bild senden?

Ein natives Text-PDF – also eines, das direkt aus einer Textverarbeitung erzeugt wurde, ohne Umweg über einen Scanner – liefert immer das beste Ergebnis. Die Bitonal-Umsetzung erfolgt aus scharfen Vektorkonturen, ohne Sensorrauschen. Ein JPEG-Bild ist der schlechteste Fall, denn seine Kompressionsartefakte werden zu schwarzen Punkten.

Ist der Superfein-Modus immer besser?

Nein. Er verdoppelt die Übertragungszeit und bringt bei einem ohnehin scharfen Dokument in Schriftgrad 12 nichts. Nützlich wird er bei kleiner Schrift, dichten Tabellen und Plänen. Vor allem muss er vom Empfänger akzeptiert werden: Handelt dieser ihn in der T.30-Phase nicht aus, fällt die Sitzung auf den Feinmodus oder sogar auf Standard zurück.

Warum erscheint meine handschriftliche Unterschrift gepunktet?

Weil sie mit hellem Kugelschreiber oder Bleistift geschrieben wurde und der Binarisierungsschwellenwert sie zerteilt hat. Mit schwarzer Tinte unterschreiben, normal aufdrücken und nicht auf bereits bedruckten Flächen unterschreiben.

Sollte man die Fehlerkorrektur (ECM) abschalten, um die Qualität zu verbessern?

Nein – in den meisten Fällen ist sogar das Gegenteil richtig. ECM (Error Correction Mode) überträgt beschädigte Blöcke erneut und schützt die Bildqualität. Man schaltet es nur punktuell und als letztes Mittel ab, auf einer sehr instabilen Leitung, auf der es Sitzungsabbrüche verursacht.

Kann Farbe per Fax übertragen werden?

Farbfax gibt es (T.30 Anhang E), es ist aber kaum verbreitet und setzt voraus, dass beide Geräte es unterstützen. In der Praxis muss man 2026 davon ausgehen, dass jedes Fax schwarz-weiß ist.

Zusammengefasst

• Ein Fax überträgt ein bitonales Bild mit 200 dpi: kein Grau, keine Farbe, keine Abstufung.
• Der Feinmodus (200 × 200 dpi) sollte die Standardeinstellung sein; Superfein bleibt dichten Dokumenten vorbehalten.
• Direkt in Schwarz-Weiß mit 300 dpi scannen, nie in Farbe „nur zur Sicherheit".
• Am Kontrast drehen, nicht an der Helligkeit, wenn das Ausgangsdokument blass oder vergilbt ist.
• Das A4-Format einhalten und 10 mm Rand an allen Seiten freilassen.
• Graue Flächen, Leuchtmarker, gerasterte Logos und farbige Legenden vermeiden.
• Immer von der digitalen Originaldatei ausgehen statt von einer bereits gefaxten Papierfassung.
• Ein sauberes Dokument wiegt weniger, geht schneller raus und hält den Unwägbarkeiten einer VoIP-Leitung besser stand.

Technische Quellen: Empfehlungen ITU-T T.4, T.6 und T.30 (Internationale Fernmeldeunion) für Codierung und Protokoll des Gruppe-3-Fax; T.38 für den Echtzeittransport über IP.