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Fax, e-mail o raccomandata

Sette criteri, tre canali e la domanda che decide davvero.

Il canale giusto dipende da ciò che dovrà poter dimostrare in seguito. L'e-mail è il più rapido e comodo, ma può essere filtrato a sua insaputa. Il fax fornisce una conferma emessa dall'apparecchio destinatario stesso, in uno o due minuti e gratuitamente. La raccomandata è la più lenta e l'unica a pagamento, ma è quella che il diritto disciplina con maggiore precisione. In pratica la domanda non è quasi mai quale sia il migliore: è che cosa accetta il destinatario e che cosa dovrà provare lei.

Il confronto

Sette criteri che fanno davvero la differenza all'uso. Le celle dicono che cosa fa ogni canale, non che cosa promette.

Il confronto
CriterioFaxE-mailRaccomandata
Conferma di consegnaEmessa dall'apparecchio destinatario, pagina per pagina.Conferma di lettura facoltativa, che il destinatario può disattivare.Prova di spedizione e di consegna emessa dall'operatore postale.
Possibile fallimento silenziosoNo. La trasmissione va a buon fine oppure segnala l'errore.Sì. Filtro antispam, gateway di sicurezza o rifiuto senza avviso affidabile.No. Un plico non ritirato torna al mittente.
TempiUno o due minuti.Pochi secondi.Da uno a più giorni lavorativi.
CostoGratuito su MondialFax, senza quota né registrazione.Gratuito.Qualche euro a invio.
Identità del mittenteIl numero chiamante viaggia con la pagina. Falsificare una linea assegnata è difficile.L'indirizzo del mittente è falsificabile; SPF e DKIM riducono il rischio senza eliminarlo.Identità rilevata alla spedizione secondo la formula scelta.
Che cosa circola davveroUn'immagine di pagina. Nessun file eseguibile, nessun link cliccabile.Qualsiasi formato, con allegati talvolta bloccati lungo il percorso.Carta, oppure un invio elettronico secondo la formula.
Accettato dagli entiRichiesto di frequente in sanità, giustizia e pubblica amministrazione.Varia da un ente all'altro, spesso rifiutato per gli atti formali.Richiesta ogni volta che un atto deve essere formalmente notificato.

Quando scegliere quale

  • Scelga l'e-mail

    Quando conta la rapidità, quando il suo interlocutore risponderà comunque e quando nessuno dovrà dimostrare alcunché fra sei mesi. È il canale predefinito, e a ragione.

  • Scelga il fax

    Quando il destinatario le dà un numero di fax — è lui a decidere —, quando vuole una conferma immediata proveniente dal suo apparecchio, o quando il documento deve arrivare senza passare da una casella di posta ospitata da terzi.

  • Scelga la raccomandata

    Quando una norma, un contratto o una procedura la richiede espressamente, o quando la data di ricezione dovrà essere opponibile. Tempi e costo sono il prezzo di un quadro giuridico molto più preciso.

Sul valore giuridico, siamo precisi

Nessuno di questi tre canali ha «il» valore giuridico in astratto: dipende dal Paese, dal tipo di atto e da ciò che prevede il contratto o la norma applicabile. Ciò che è vero ovunque è che si prova bene soltanto ciò di cui si è conservata traccia, e i tre canali non producono la stessa traccia.

Il fax produce un rapporto di trasmissione emesso dalla macchina ricevente. L'e-mail produce intestazioni tecniche e, eventualmente, una conferma di lettura controllata dal destinatario. La raccomandata produce un documento emesso da un terzo indipendente, che è esattamente ciò che il diritto le riconosce. Se il suo invio può finire davanti a un giudice, chieda a un professionista del diritto quale canale la sua situazione richiede: questa pagina confronta proprietà tecniche, non sostituisce una consulenza legale.

Domande frequenti

Un fax vale più di un'e-mail?
Produce una traccia diversa, emessa dall'apparecchio del destinatario anziché da un server intermedio, e non può essere filtrato in silenzio. Questo gli dà più valore davanti a un giudice? Dipende dal Paese e dal tipo di atto, ed è una domanda per un professionista del diritto, non per un confronto tecnico.
Posso sostituire una raccomandata con un fax?
No quando una norma o un contratto richiede espressamente la raccomandata: in quel caso nessun altro canale va bene. Il fax è invece un'alternativa sensata quando l'obiettivo è far arrivare in fretta un documento a un destinatario che lo chiede via fax.
Perché alcuni enti chiedono ancora un fax?
Perché la conferma arriva dal loro apparecchio, perché il documento non finisce in una casella ospitata da terzi e perché le loro procedure interne vi si appoggiano da molto tempo. È il destinatario a imporre il canale, mai il mittente.
Il fax è più sicuro dell'e-mail?
Su un punto preciso sì: ciò che circola è un'immagine di pagina, senza link cliccabili né file eseguibili, il che toglie al canale i vettori di phishing più comuni. In cambio, una pagina ricevuta resta stampata su un apparecchio che altre persone possono leggere. Entrambi i canali hanno debolezze, ma non le stesse.

Per approfondire

Le pagine più utili per proseguire l'invio del tuo fax.