Kurze Antwort: 2026 werden Bewerbungen und Angebote für öffentliche Aufträge nicht per Fax eingereicht. Oberhalb von 40 000 € netto muss die Übermittlung zwingend über das Vergabeportal des Auftraggebers (die Vergabeplattform) erfolgen, das in der Bekanntmachung benannt ist: Ein Fax, das am Tag des Fristablaufs eintrifft, wird als nicht ordnungsgemäß ausgeschieden. Zulässig — und teilweise ausdrücklich in der Vergabeunterlage vorgesehen — bleibt das Telefax dagegen für alles, was sich rund um das Verfahren abspielt: Auskunftsersuchen, Anzeigen von Nachunternehmerleistungen, Nachtragsforderungen, Erinnerungsschreiben, Baustellenkorrespondenz, Aufträge unterhalb der Schwellenwerte. Wer diese beiden Bereiche sauber trennt, vermeidet zwei spiegelbildliche Fehler: einen Auftrag zu verlieren, weil das Angebot per Fax kam — und eine Rechtsbehelfsfrist zu verlieren, weil man das Fax für wertlos hielt.
Das öffentliche Beschaffungswesen war eine der am schnellsten digitalisierten Baustellen der französischen Verwaltung. 2018 sank die Schwelle für die verpflichtende Digitalisierung auf 25 000 € netto; anschließend folgte sie der Anhebung der Schwelle für die Befreiung von der Bekanntmachungspflicht auf 40 000 € netto. Ergebnis: Innerhalb weniger Jahre wurde das Fax vom offiziellen Kanal — es stand schwarz auf weiß in den alten Vergabeordnungen — zum Restkanal. „Rest“ heißt allerdings nicht „verschwunden“. Die Beschaffungsstellen der Gebietskörperschaften, Bauleitungen, die Geschäftsstellen der Verwaltungsgerichte und ein guter Teil der Planungsbüros drucken weiterhin Faxnummern auf ihre Briefköpfe — und nutzen sie auch.
Was die Digitalisierung tatsächlich untersagt hat
Das französische Vergabegesetzbuch (code de la commande publique) schreibt vor, dass Kommunikation und Informationsaustausch zwischen Auftraggeber und Wirtschaftsteilnehmer auf elektronischem Weg erfolgen müssen — bei Aufträgen, deren geschätzter Wert die Schwellenwerte für förmliche Verfahren erreicht oder überschreitet, und allgemeiner ab 40 000 € netto für die Übermittlung von Bewerbungen und Angeboten. Auf die Wortwahl kommt es an: Der Text spricht von elektronischem Weg, nicht von „Plattform“. Technisch gesehen ist ein Online-Fax ein elektronischer Weg. Juristisch genügt das nicht, denn die Vorschriften fügen eine weitere Bedingung hinzu: Die Übermittlung muss über das Vergabeportal des Auftraggebers erfolgen, also über die in der Bekanntmachung benannte Plattform (PLACE für den Staat, Maximilien, e-marchespublics, AWS, Achatpublic.com, Mégalis Bretagne und andere, je nach Auftraggeber).
Drei Gründe erklären diese Abriegelung — und sie zeigen anschaulich, was ein Fax nicht kann:
- Der beweiskräftige Zeitstempel. Das Vergabeportal stellt eine sekundengenaue Eingangsbestätigung auf Basis einer Referenzuhr aus. Ein Sendebericht des Faxgeräts trägt die Uhrzeit des sendenden Geräts — von jedem beliebig einstellbar.
- Die Versiegelung zum Ende der Angebotsfrist. Die Abgabe wird zur Uhrzeit des Fristablaufs automatisch gesperrt; auf Seiten des Auftraggebers bleiben die Angebote bis zur Öffnung verschlüsselt. Ein Fax dagegen landet auf einer Ablage in einem offenen Büro.
- Die Integrität des Inhalts. Ein Leistungsverzeichnis mit Preisaufgliederung, ein technisches Konzept mit Plänen oder ein Einheitspreisverzeichnis mit 300 Positionen überstehen kein Telefax in 200 dpi Schwarz-Weiß. Das ist nicht nur eine Rechtsfrage, sondern eine Frage der Lesbarkeit.
Merken Sie sich die Regel: Alles, was zum Angebotspaket gehört — Bewerbung, Angebot, Nebenangebot, während der Wertung nachgeforderte Unterlagen — läuft über das Vergabeportal. Der Rest darf andere Wege nehmen, sofern die Vergabeunterlage es nicht untersagt.
Die ausdrücklich vorgesehenen Ausnahmen
Das Gesetzbuch sieht Fälle vor, in denen der Auftraggeber andere als elektronische Mittel verlangen oder akzeptieren darf: wenn die Art der Informationen den elektronischen Weg ungeeignet macht (Modelle, Muster, großformatige Pläne), bei einer Verletzung der IT-Sicherheit oder aus besonderen Vertraulichkeitsgründen. Für Verteidigungs- und Sicherheitsaufträge gilt ein eigenes Regime. Unterhalb von 40 000 € netto schließlich — im berühmten Bereich der freihändigen Vergabe — organisiert der Auftraggeber seinen Austausch nach eigenem Ermessen: Viele kleine Gemeinden holen weiterhin telefonisch, per E-Mail … oder per Fax drei Angebote ein.
Wo das Fax echten Nutzen behält
Baustellenkorrespondenz und Vertragsdurchführung
Ist der Auftrag einmal erteilt, ändert sich die Logik. Das Vergabeportal dient der Angebotsabgabe; die Ausführung spielt sich zwischen Bauherrn, Planungsbüro, Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator und den ausführenden Unternehmen ab. Die besonderen Vertragsbedingungen verweisen sehr häufig auf die CCAG Travaux (Allgemeine Vertragsbedingungen für Bauaufträge), die die Bekanntgabe von Anordnungen, gemeinsamen Feststellungen und Inverzugsetzungen regeln. Die CCAG-Travaux von 2021 bevorzugen den elektronischen Weg, lassen aber andere Zustellungsarten zu, sofern diese eine sichere Datierung des Zugangs ermöglichen. Einschreiben, Übergabe gegen Empfangsbestätigung — und in der Baustellenpraxis das Telefax mit Sendebericht, wenn der Vertrag es vorsieht.
Genau hier behält das Telefax einen handfesten Vorteil: Es erzeugt auf Senderseite ein datiertes, detailliertes Protokoll — angewählte Nummer, Dauer, Seitenzahl, Ergebnis — ohne vom Wohlwollen des Empfängers abzuhängen. Eine E-Mail kann drei Wochen lang ohne Lesebestätigung bleiben; ein Sendebericht „OK / 4 Seiten“ lässt sich nicht auf dieselbe Weise bestreiten.
Nachtragsforderungen und laufende Fristen
Im Streit über die Vertragsdurchführung sind die Fristen der CCAG Travaux kurz und gefährlich: dreißig Tage, um eine Schlussabrechnung zu beanstanden, fünfzehn Tage für eine Anordnung — mit Ausschlusswirkung. Wenn die Frist an einem Freitag um 17 Uhr abläuft und das Postamt geschlossen ist, ist die Übermittlung per Telefax — am selben Tag durch ein Einschreiben ergänzt — gängige Praxis unter Baurechtlern. Die Verwaltungsgerichte entscheiden von Fall zu Fall, doch ein fristgerecht eingegangenes und schriftlich bestätigtes Fax wurde mehrfach als eindeutige Willensbekundung der Beanstandung anerkannt. Zur allgemeinen Beweiskraft des Telefax haben wir die Argumentation in unserem Artikel zur rechtlichen Verbindlichkeit des Fax ausführlich dargelegt.
Behörden, die nie abgeschaltet haben
Machen Sie den Test: Rufen Sie die Kontaktdaten der Beschaffungsstelle eines Krankenhauses, einer Feuerwehrleitstelle, einer Landwirtschaftskammer oder eines Konsulats auf. In der Mehrzahl der Fälle steht dort noch eine Faxnummer. Das ist keine Nostalgie: Es ist ein Rückfallkanal, den die Einrichtung behält, weil er funktioniert, wenn das Postfach überläuft, wenn der Plattformdienstleister ausfällt oder wenn der Gesprächspartner kein Konto auf dem Portal hat.
Das technische Problem: Das Firmenfax funktioniert nicht mehr
Darin liegt eine gewisse Ironie. Genau in dem Moment, in dem das Fax als Rückfallkanal wieder nützlich wird, verschwindet die Leitung, die es getragen hat. Seit 2018 vermarktet Orange keine neuen Analoganschlüsse (RTC) mehr, und die technische Abschaltung des Kupfernetzes schreitet gemeindeweise voran — die Arcep veröffentlicht den Zeitplan und die Liste der betroffenen Gebiete, und die ersten großflächigen Abschaltungen erfassen inzwischen ganze Departements. Ein Bauunternehmen, das sein Faxgerät im Büro des Bauleiters behalten hat, stellt eines Morgens fest, dass die Wanddose stumm ist oder dass Sendungen seit der Umstellung auf Glasfaser systematisch fehlschlagen.
Das Gerät an den „TEL“-Port der Box zu stecken, löst nichts dauerhaft: Voice over IP komprimiert das Signal, und Modemtöne vertragen Jitter und Paketverluste schlecht — selbst mit dem Protokoll T.38, das das Fax eigentlich durchgehend transportieren soll. Diese Fehlerbilder haben wir in unserem Artikel über Fax über VoIP und das Protokoll T.38 zerlegt.
Die vernünftige Antwort für ein Unternehmen, das sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligt, besteht aus drei Punkten:
- Eine erreichbare Faxnummer behalten, portiert auf einen Online-Faxdienst, um für Auftraggeber erreichbar zu bleiben, die nur diesen Kanal haben. Unser Leitfaden dazu, wie Sie Ihre Nummer nach dem RTC-Aus behalten, erklärt die Portierung im Detail.
- Vom Arbeitsplatz aus senden, als PDF, ohne Abhängigkeit von einem Gerät. Der Empfang landet in einem eigenen E-Mail-Postfach der Beschaffungsabteilung.
- Sendeberichte systematisch archivieren — gemeinsam mit den versandten Unterlagen, in der Auftragsakte.
Richtig digitalisieren, was Sie versenden
Die Achillesferse des behördlichen Fax bleibt die Lesbarkeit. Ein unterschriebenes Angebotsschreiben, hastig mit einem schief gehaltenen Smartphone abfotografiert, kommt grau und verkantet an. Für Unternehmen, die umfangreiche Unterlagen bewegen — technische Konzepte, Sicherheitspläne, Versicherungsnachweise, Vergabeformulare, URSSAF-Unbedenklichkeitsbescheinigungen — verändert ein Dokumentenscanner mit automatischem Duplex-Einzug die Lage grundlegend: dreißig Seiten in einem Durchgang, als einzelnes PDF, ohne Eingriff. Für Ortstermine passt ein per USB versorgter mobiler Scanner in die Aktentasche und genügt für eine gemeinsame Feststellung.
Empfohlene Einstellung: Schwarz-Weiß, 200 dpi, leicht erhöhter Kontrast, striktes A4-Format. Die Parameter im Einzelnen finden Sie in unserem Leitfaden zu unlesbaren Faxen und der Digitalisierung.
Sichern und archivieren: Was der Auftraggeber von Ihnen verlangen kann
Eine Vergabeakte enthält sensible Daten: Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen, Handelsregisterauszüge, Bankverbindungen, manchmal namentliche Lebensläufe im technischen Konzept. Die DSGVO gilt uneingeschränkt, und die CNIL erinnert regelmäßig daran, dass die Sicherheit „dem Risiko angemessen“ sein muss. Ein Faxgerät im Großraumbüro, das eine Bankverbindung frei zugänglich ausdruckt, ist das nicht.
Drei praktische Anforderungen:
| Anforderung | Klassisches Faxgerät | Online-Fax |
|---|---|---|
| Personengebundener Zugriff auf das empfangene Dokument | Nein — gemeinsame Ablage | Ja — eigenes E-Mail-Postfach |
| Nachvollziehbarkeit von Sendungen und Eingängen | Geräteprotokoll, wird gelöscht | Zeitgestempeltes Protokoll, dauerhaft gespeichert |
| Aufbewahrung über die Vertragslaufzeit | Papier, Ordner | Archivierte PDFs, Volltextsuche |
| Fortbestand bei RTC-Abschaltung | Nein | Ja |
Zur Archivierung: Denken Sie daran, dass Unterlagen zu öffentlichen Aufträgen lange aufzubewahren sind — fünf Jahre für gewöhnliche Vertragsunterlagen, zehn Jahre für alles, was bei Bauleistungen unter die zehnjährige Gewährleistung fällt. Eine verschlüsselte externe Festplatte für lokale Sicherungen und eine Ablage nach Auftragsnummer sind mehr wert als ein Schrank voller Gummizugmappen. Und für Papieroriginale, die entsorgt werden müssen, ist ein Aktenvernichter mit Kreuzschnitt die logische Ergänzung einer glaubwürdigen Vertraulichkeitspolitik — die CNIL betrachtet die sichere Vernichtung als elementare Maßnahme.
Zum regulatorischen Teil greift unser Artikel über Faxvertraulichkeit und DSGVO die Pflichten im Detail auf.
Fünf Fehler, die teuer werden
- Ein Angebot per Fax abgeben, weil die Plattform abstürzte. Ist das Vergabeportal nicht verfügbar, muss man das dokumentieren (Screenshots, Zeitstempel, Anruf beim Support) und den Auftraggeber sofort informieren. Ein außerhalb der Plattform eingereichtes Angebot ist nicht ordnungsgemäß — es sei denn, der Auftraggeber verlängert die Frist ausdrücklich.
- Ein Auskunftsersuchen am letzten Tag per Fax schicken. Die Vergabeunterlagen setzen häufig eine Frist für Rückfragen (T-6 oder T-10). Danach ist der Auftraggeber zu keiner Antwort verpflichtet — unabhängig vom Kanal.
- Glauben, ein Sendebericht beweise die Kenntnisnahme. Er beweist die Zustellung an eine Nummer, nicht mehr. Ergänzen Sie immer eine E-Mail oder ein Einschreiben, wenn eine Ausschlussfrist läuft.
- Ein unterschriebenes Dokument ohne Deckblatt faxen. Ein Deckblatt nennt den Absender, den betroffenen Auftrag, die Seitenzahl und den Vertraulichkeitshinweis. Unsere Deckblattvorlage lässt sich in zwei Minuten anpassen.
- Die Vorwahl bei ausländischen Auftraggebern nicht prüfen. Grenzüberschreitende Aufträge, internationale Organisationen und diplomatische Vertretungen verlangen bisweilen das Fax. Die Liste der Ziele und Nummernformate finden Sie auf unserer Seite kompatible Länder.
Häufige Fragen
Kann man unterhalb von 40 000 € netto noch eine Bewerbung per Fax einreichen?
Ja, wenn der Auftraggeber es akzeptiert. Unterhalb dieser Schwelle ist das Verfahren frei: Der Auftraggeber kann telefonisch, per E-Mail, per Post oder per Telefax anfragen. Prüfen Sie stets, was die Angebotsanfrage oder das Anschreiben vorgibt: Nennt es einen einzigen Kanal, halten Sie sich daran.
Gilt ein Fax als Zustellung im Sinne der CCAG Travaux?
Es kann als Zustellung gelten, wenn der Vertrag (die besonderen Vertragsbedingungen oder die anwendbaren CCAG) diese Form vorsieht und wenn sich der Zugang sicher datieren lässt. Die CCAG-Travaux 2021 bevorzugen den elektronischen Weg über das Vergabeportal oder ein vereinbartes Postfach. In der Praxis: per Fax senden, um schnell zu sein, und per Einschreiben mit Rückschein bestätigen.
Wie antworte ich einem Auftraggeber, der nur eine Faxnummer angibt?
Nutzen Sie einen Online-Faxdienst: Sie senden ein PDF vom Arbeitsplatz, erhalten den Sendebericht per E-Mail und legen ihn in der Auftragsakte ab. Das Sendeformular erfordert keinerlei Hardware. Für den Empfang vermeidet ein eigenes Postfach der Beschaffungsabteilung Streuverluste: siehe unseren Leitfaden Fax per E-Mail empfangen.
Muss man Faxe an eine Behörde aufbewahren?
Ja. Bewahren Sie das übermittelte PDF und den Sendebericht gemeinsam auf, benannt mit Auftragsnummer und Datum. Im Streitfall zählt das Paar aus Dokument und Sendenachweis — nicht eines von beiden allein.
Was tun, wenn mein Faxgerät seit der Umstellung auf Glasfaser nicht mehr funktioniert?
Das ist das klassische Symptom des Wechsels zu VoIP. Statt in eine ATA-Box und riskante Einstellungen zu investieren, portieren Sie die Nummer zu einem Online-Dienst. Das Gerät kann anschließend über die Elektroaltgeräte-Entsorgung recycelt werden.
Das Wichtigste in Kürze
- Bewerbung und Angebot oberhalb von 40 000 € netto: Vergabeportal zwingend. Ein Fax ist nicht ordnungsgemäß, ohne stillschweigende Ausnahme.
- Unterhalb der Schwellenwerte und während der Ausführung bleibt das Telefax ein zulässiger Kanal, wenn der Vertrag es vorsieht — und oft der einzige, den manche Stellen akzeptieren.
- Der Sendebericht beweist die Zustellung, nicht die Kenntnisnahme: Ergänzen Sie ein Einschreiben, sobald eine Ausschlussfrist läuft.
- Das physische Faxgerät ist zum Aussterben verurteilt, weil das Kupfernetz abgeschaltet wird: Behalten Sie die Nummer, geben Sie das Gerät auf.
- Sauber digitalisieren und systematisch archivieren: Eine Vergabeakte wird fünf bis zehn Jahre aufbewahrt, Sendeberichte inbegriffen.
Nützliche Quellen und Fundstellen: code de la commande publique (Artikel L. 2132-2 sowie R. 2132-7 ff.), CCAG Travaux 2021 (Erlass vom 30. März 2021), Merkblätter der Direction des affaires juridiques des Wirtschaftsministeriums zur Digitalisierung der öffentlichen Auftragsvergabe, Empfehlungen der CNIL zur Datensicherheit sowie der von der Arcep veröffentlichte Zeitplan zur Abschaltung des Kupfernetzes.
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