Kurze Antwort: Ein Faxgerät abzuschalten bedeutet mehr, als nur den Stecker zu ziehen. Bevor Sie es aus dem Raum tragen, sollten Sie das Übertragungsjournal ausdrucken oder exportieren (es ist Ihr Sendenachweis), den internen Speicher löschen, in dem oft Dutzende gescannter Seiten liegen, die dafür reservierte analoge Leitung kündigen oder umkonfigurieren und das Gerät anschließend der Elektroaltgeräte-Entsorgung zuführen. Und eine Ersatzlösung — Online-Versand oder Fax-to-E-Mail — sollten Sie vorher einrichten, nicht hinterher.
Über MondialFax. Dieser Leitfaden behandelt die Außerbetriebnahme eines physischen Faxgeräts, unabhängig von der Marke. MondialFax versendet Faxe kostenlos und ohne Anmeldung an sieben Ziele (Frankreich, Belgien, Deutschland, Spanien, Italien, Portugal, Kanada). Es vergibt keine Nummer und bietet keinen Empfang: Die weiter unten beschriebenen Empfangsszenarien setzen einen Drittanbieter voraus. Siehe Fax empfangen und unseren Leitfaden Fax-to-E-Mail.
In fast jedem französischen Unternehmen, das älter als zehn Jahre ist, steht ein Gerät, das niemand mehr beachtet. Es steht auf einem Beistelltisch am Ende des Flurs, zwischen dem Materialschrank und dem Kopierer. Einmal im Monat brummt es, wenn ein langjähriger Lieferant eine Auftragsbestätigung schickt. Niemand weiß, unter welcher Nummer es erreichbar ist, niemand weiß, wer die Grundgebühr bezahlt, und vor allem traut sich niemand, es „für alle Fälle" abzuschalten.
Die Abschaltung des klassischen Telefonnetzes erzwingt endlich eine Entscheidung. Orange hat den Verkauf neuer Analoganschlüsse bereits im November 2018 eingestellt und ab 2023 mit der technischen Abschaltung regionsweise begonnen — ein Zeitplan, der von der Arcep begleitet wird und sich bis zum Ende des Jahrzehnts erstreckt. Konkret heißt das: Irgendwann wird Ihre analoge Leitung aufhören zu funktionieren, ob Sie einverstanden sind oder nicht. Besser, den Ausstieg selbst zu organisieren, als ihn zu erleiden.
Schritt 1: Wissen, was das Gerät noch enthält
Ein Faxgerät ist keine reine Durchleitung. Es ist ein Computer mit Scanner, Modem und Speicher — und dieser Speicher behält Daten viel länger, als man denkt.
Der Empfangsspeicher
Praktisch alle seit 2005 verkauften Laser- oder Tintenstrahlmodelle verfügen über einen Empfangsspeicher (je nach Komprimierung oft 200 bis 500 Seiten), der als Puffer dient, wenn Papier oder Toner ausgehen. Dokumente bleiben dort mitunter monatelang liegen. Bei Modellen mit Festplatte — typischerweise professionelle Multifunktionsgeräte von Ricoh, Xerox, Konica Minolta oder Canon imageRUNNER — kommt ein Speicher von mehreren Gigabyte hinzu, der gescannte Kopien, Adressbücher und die Zugangsdaten für Netzwerkordner enthält.
Mit anderen Worten: Ein Multifunktionsgerät ohne Löschung aus dem Unternehmen zu geben, bedeutet, eine mit Kundendokumenten gefüllte Festplatte aus dem Haus zu geben. Die CNIL weist regelmäßig darauf hin, dass die Entsorgung eines Geräts mit personenbezogenen Daten weiterhin eine Verarbeitung darstellt, die denselben Sicherheitsanforderungen unterliegt wie alles andere (Artikel 32 DSGVO).
Was vor dem Löschen zu sichern ist
| Element | Wo zu finden | Warum aufbewahren |
|---|---|---|
| Übertragungsjournal | Menü „Berichte" → „Aktivitätsjournal" | Sende- und Empfangsnachweis, im Streitfall verwertbar |
| Adressbuch | CSV-Export oder Ausdruck | Faxnummern der Geschäftspartner sichern |
| Sendebestätigungen | Speicher der letzten 100 bis 200 Übertragungen | Beweiswert einer datierten Sendung |
| Dokumente im Speicher | Verzögerter Empfang / vertrauliche Postfächer | Nie gedruckte und damit nie bearbeitete Dokumente |
| Leitungsparameter | Konfigurationsbildschirm | Zugewiesene Nummer, Amtsvorwahl, TSI-Kennung |
Bei neueren Modellen lässt sich das Journal als PDF auf einen USB-Stick oder an eine E-Mail-Adresse exportieren. Bei älteren Geräten gibt es nur den Papierausdruck: Drucken Sie ihn aus und scannen Sie ihn sofort ein, abgelegt zusammen mit den übrigen Buchhaltungsunterlagen. Ein Dokumentenscanner mit automatischem Einzug macht diese Archivübernahme deutlich erträglicher als das seitenweise Auflegen auf die Glasplatte, vor allem wenn mehrere Jahrgänge an Journalen zu erfassen sind. Zur empfohlenen Aufbewahrungsdauer siehe unseren speziellen Leitfaden zur Archivierung von Faxen.
Schritt 2: Den Speicher wirklich löschen
Die Option „Auf Werkseinstellungen zurücksetzen" genügt nicht. Sie setzt die Menüs zurück, überschreibt aber nicht zwangsläufig die Speicherbereiche. Drei Stufen, von der schwächsten zur sichersten:
- Logisches Löschen — Menü „Allgemeine Zurücksetzung". Ausreichend für ein einfaches Faxgerät ohne Festplatte, das Seiten nur im flüchtigen RAM hält.
- Sicheres Löschen — bei professionellen Multifunktionsgeräten die Funktion „Data Overwrite Security System", „Festplattendaten löschen" oder Vergleichbares. Sie überschreibt den Datenträger je nach Einstellung ein- bis dreimal; rechnen Sie mit zwanzig Minuten bis mehreren Stunden. Für Geräte, die Gesundheits- oder Rechtsdaten verarbeitet haben, ist dies die einzig vertretbare Option.
- Physischer Ausbau der Festplatte — wenn das Gerät bei einem Dritten in Zahlung gegeben wird, dessen Prozesskette Sie nicht kontrollieren. Die Festplatte wird entnommen und dann zerstört oder aufbewahrt. Dafür brauchen Sie eine Demontageanleitung, einen Torx-Präzisionsschraubendreher und etwas Geduld: Die Schrauben im Gehäuseboden von Multifunktionsgeräten sind so gut wie nie Kreuzschlitz.
Dokumentieren Sie den Vorgang. Eine einzige Zeile im Verarbeitungsverzeichnis — Datum, Seriennummer, Löschmethode, Name der ausführenden Person — erspart Ihnen, drei Jahre später den Hergang rekonstruieren zu müssen.
Sonderfall Leasinggeräte. Gehört das Multifunktionsgerät dem Vermieter (Ricoh, Xerox, ein regionaler Händler), ist die Löschung oft Teil des Rückgabevertrags. Lassen Sie es sich schriftlich geben: „sicheres Löschen der Festplatte vor Abholung, mit Bescheinigung". Ein Mietvertrag, der dazu schweigt, lässt die Verantwortung bei Ihnen.
Schritt 3: Die Leitung, dieser unsichtbare Kostenpunkt
Das Gerät ist nur der sichtbare Teil. Dahinter steht fast immer eine dedizierte analoge Leitung, die je nach Geschäftstarif zwischen 20 und 40 € netto im Monat kostet, zuzüglich Gesprächsgebühren. Auf zehn Jahre gerechnet, bei einem Gerät, das viermal jährlich benutzt wird, ist die Rechnung erbarmungslos.
Die Leitung identifizieren
Die Faxnummer steht grundsätzlich auf jeder gesendeten Seite in der TSI-Kopfzeile (Transmitting Subscriber Identification). Andernfalls rufen Sie sie vom Mobiltelefon aus an: Der schrille Ton bestätigt den Verbindungsaufbau. Gleichen Sie das anschließend mit der Rechnung des Anbieters ab: Eine verwaiste Position „analog", „RTC", „T0" oder „SDA" findet sich dort fast immer.
Drei mögliche Wege
- Schlichte Kündigung. Die Nummer geht verloren. Vertretbar, wenn Ihnen seit Jahren niemand mehr etwas schickt — prüfen Sie zuvor das Empfangsjournal der letzten zwölf Monate.
- Portierung zu einem Online-Faxdienst. Die Nummer bleibt erhalten und wird an ein E-Mail-Postfach weitergeleitet. Das ist der bevorzugte Weg, sobald ein Partner, eine Kasse oder eine Behörde sie weiterhin nutzt. Ablauf und Fristen sind ausführlich beschrieben in Faxnummer nach dem Ende des Analognetzes behalten.
- Umstellung auf einen ATA-Adapter. Das physische Gerät wird über einen Analog/IP-Wandler an den Router angeschlossen. Technisch möglich, aber genau in diesem Szenario häufen sich die Übertragungsfehler — siehe warum T.38 scheitert.
Die Portierung dauert: Rechnen Sie mit drei bis sechs Wochen zwischen Antrag und tatsächlicher Freischaltung, mit unterschriebener Portierungsvollmacht und einem einzuholenden RIO-Code. Kündigen Sie die Leitung niemals, bevor die Portierung bestätigt ist — eine gekündigte Leitung lässt sich nicht mehr portieren, und die Nummer fällt nach einigen Wochen zurück in den allgemeinen Nummernpool des Anbieters.
Schritt 4: Das Gerät vorschriftsmäßig recyceln
Ein Faxgerät ist ein Elektro- und Elektronikgerät im Sinne der WEEE-Richtlinie (2012/19/EU), in Frankreich umgesetzt in den Artikeln L. 541-10-2 ff. des Umweltgesetzbuchs. Es gehört also weder in den Schrottcontainer noch in den Restmüll.
Die verfügbaren Wege
- Die Rücknahme „1 zu 1": Der Händler, der Ihnen ein neues Gerät verkauft, muss das alte Gerät gleicher Kategorie kostenlos zurücknehmen.
- Zugelassene Rücknahmesysteme — Ecosystem und Ecologic für gewerbliche Geräte — bieten Sammelstellen und ab einem bestimmten Volumen eine Abholung vor Ort an.
- Gewerbliche Wertstoffhöfe der Kommunen, oft nur mit Ausweis zugänglich, für Kleinstunternehmen.
- Solidarische Wiederverwendung: Emmaüs, die Ateliers du Bocage oder lokale Gebrauchtwarenhöfe nehmen mitunter neuere, funktionsfähige Multifunktionsgeräte an. Nur für Geräte, deren Speicher sicher gelöscht wurde.
Die Verbrauchsmaterialien nicht vergessen
Tonerkartuschen und Bildtrommeln gehören nicht in denselben Entsorgungsweg wie das Gehäuse. Die meisten Hersteller bieten vorfrankierte Rücksendeetiketten an; andernfalls nehmen Sammelstellen im Bürofachhandel sie entgegen. Ein Sammelkarton für Druckerpatronen neben dem Kopierraum verhindert, dass sie in der gelben Tonne landen, wo sie nichts zu suchen haben.
Und schließlich verbergen Modelle mit Thermotransferfolie — in kleinen Kanzleien und Praxen immer noch weit verbreitet — eine Besonderheit: Die Transferfolie bewahrt sämtliche empfangenen Seiten im Negativ auf. Gegen das Licht gehalten liest man dort mühelos einen Arztbericht oder einen Kontoauszug. Sie muss vernichtet und darf nicht einfach weggeworfen werden. Ein Aktenvernichter mit Kreuzschnitt eignet sich sowohl für die Folie als auch für den Stapel gedruckter Seiten, der im Ausgabefach liegen geblieben ist.
Schritt 5: Die Zeit danach organisieren
Abschalten ohne Ersatz schafft eine Lücke: Der Lieferant, der seine Bestätigung noch per Fax schickt, erhält keine brauchbare Fehlermeldung, und Sie merken es erst zwei Monate später.
Die Umstellungs-Checkliste
- Erfassen Sie die Korrespondenten, die in den letzten zwölf Monaten noch aktiv waren, anhand des Journals.
- Informieren Sie sie schriftlich über den Kanalwechsel, mit Umstellungsdatum und der neuen gesicherten E-Mail-Adresse.
- Richten Sie den Versand ein: Ein Online-Versanddienst genügt in der überwiegenden Mehrheit der Fälle, ohne Hardware und ohne Abonnement. Siehe Fax senden und die unterstützten Länder.
- Entscheiden Sie über den Empfang: entweder eine zu einem Fax-to-E-Mail-Anbieter portierte Nummer oder eine Umleitung auf einen alternativen Kanal, sofern die Korrespondenten zustimmen.
- Digitalisieren Sie den Dokumentenbestand, bevor Sie alles entsorgen. Eine Archivmappe mit Gummizugverschluss kostet weniger als die Rekonstruktion einer Akte.
- Aktualisieren Sie Briefpapier, E-Mail-Signaturen, Lieferantenstammblätter und den Handelsregisterauszug, falls das Fax dort aufgeführt ist.
Punkt 6 ist der, den man systematisch vergisst. Eine tote Faxnummer, die noch in online veröffentlichten AGB steht, bedeutet ein Mahnschreiben, das nie ankommt — und eine unerfreuliche Debatte darüber, wer wobei versagt hat.
Was es kostet, was es bringt
Größenordnung für ein französisches Kleinstunternehmen, das rund zwanzig Faxe im Jahr versendet:
| Position | Physisches Faxgerät | Online-Versand |
|---|---|---|
| Dedizierte analoge Leitung | 20 bis 40 € netto / Monat | 0 € |
| Verbrauchsmaterial (Toner, Papier, Folie) | 60 bis 150 € / Jahr | 0 € |
| Wartung / Reparatur | Variabel, oft pauschaliert | Inklusive |
| Empfangsnummer | In der Leitung enthalten | 3 bis 15 € netto / Monat je nach Anbieter |
| Sendenachweis | Papierbericht | Archivierbare Empfangsbestätigung mit Zeitstempel |
Auf einen Monat gerechnet ist die Ersparnis nicht spektakulär. Über fünf Jahre wird sie es — und vor allem beseitigt sie eine Hardware-Abhängigkeit: kein Papierstau mehr um 18 Uhr an einem Freitag, kein unauffindbarer Toner mehr für ein 2011 abgekündigtes Modell.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich mein Fax auf dem kommunalen Wertstoffhof abgeben?
Als Privatperson ja: Elektroaltgeräte werden dort kostenlos angenommen. Für Unternehmen hängt der Zugang von der Kommune ab und erfolgt oft über einen kostenpflichtigen Ausweis. Ab mehreren Geräten sind die zugelassenen Rücknahmesysteme (Ecosystem, Ecologic) der einfachste Weg.
Wie lange muss ich die Übertragungsjournale aufbewahren?
Orientieren Sie sich an der Aufbewahrungsfrist des übermittelten Dokuments selbst. Für Buchhaltungs- und Geschäftsunterlagen schreibt das französische Handelsgesetzbuch zehn Jahre vor. Ein als PDF mit Druckdatum aufbewahrtes Journal bleibt als Beweisanfang verwertbar.
Löscht das Zurücksetzen auf Werkseinstellungen wirklich alles?
Nein, bei Multifunktionsgeräten mit Festplatte nicht. Es setzt die Einstellungen zurück, ohne die Datensektoren zu überschreiben. Nutzen Sie die vom Hersteller dokumentierte Funktion zum sicheren Löschen oder lassen Sie die Festplatte ausbauen.
Was tun, wenn ein Partner nicht auf das Fax verzichten will?
Das kommt bei bestimmten Behörden und reglementierten Berufen häufig vor. Die Antwort besteht nicht darin, das Gerät zu behalten, sondern den Kanal zu erhalten: Eine zu einem Fax-to-E-Mail-Dienst portierte Nummer erfüllt genau denselben Zweck, ohne analoge Leitung und ohne Papier.
Mein Fax ist geleast — muss ich mich trotzdem um die Löschung kümmern?
Ja. Der Leasinggeber ist Eigentümer der Hardware, aber Sie bleiben für die Verarbeitung der darin enthaltenen Daten verantwortlich. Verlangen Sie bei der Rückgabe eine Löschbescheinigung.
Zusammenfassung
- Ein Faxgerät ist nicht leer, wenn man den Stecker zieht: Empfangsspeicher, Festplatte, Adressbuch und Thermofolie enthalten lesbare Dokumente.
- Exportieren Sie zuerst das Übertragungsjournal: Es ist der einzige belastbare Nachweis dessen, was Sie gesendet und empfangen haben.
- Sicheres Löschen ist nicht dasselbe wie das Zurücksetzen auf Werkseinstellungen; verlangen Sie bei professionellen Multifunktionsgeräten die Überschreibfunktion oder den Ausbau der Festplatte.
- Die analoge Leitung kostet oft mehr als das Gerät. Portieren Sie die Nummer vor der Kündigung, niemals umgekehrt.
- Die Elektroaltgeräte-Entsorgung ist Pflicht: Rücknahme 1 zu 1, zugelassene Rücknahmesysteme oder gewerblicher Wertstoffhof, Verbrauchsmaterial getrennt.
- Planen Sie den Ersatz vor der Abschaltung: Online-Versand für das Senden, Fax-to-E-Mail-Anbieter für den Empfang — und informieren Sie Ihre Korrespondenten schriftlich.
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