Kurze Antwort: 2026 kann eine Arztpraxis ihren Schriftverkehr nicht mehr auf ein analoges Faxgerät stützen – das Kupfernetz wird Gemeinde für Gemeinde abgeschaltet –, aber sie kann auch nicht von heute auf morgen alles auf MSSanté umstellen, weil ein Teil ihrer Korrespondenten (Pflegeheime, ausgelagerte Sekretariate, bestimmte Labore, Krankenhausabteilungen, Versicherer, Kassen) nur per Fax erreichbar ist. Der realistische Ausstieg besteht aus drei Entscheidungen: die Faxnummer behalten, indem sie zu einem Online-Fax-Dienst portiert wird, eingehende Faxe in ein personalisiertes Postfach statt in ein Papierfach leiten und die kollegialen Datenströme schrittweise auf den sicheren Gesundheitsnachrichtendienst umstellen, beginnend mit den volumenstärksten. Rechnen Sie mit einem Quartal, nicht mit einem Wochenende.
Das Thema ist nicht theoretisch. Die Arcep erinnert regelmäßig an den Zeitplan für die Abschaltung des Kupfernetzes von Orange, Los für Los, bis zur vollständigen Abschaltung gegen Ende des Jahrzehnts. Für eine Gemeinschaftspraxis bedeutet das: Eines Morgens verschwindet das Freizeichen des Faxgeräts – und mit ihm die Laborergebnisse, die Befundberichte der Bildgebung, die an Apotheken übermittelten Rezepte, die Kostenübernahmeanträge. Also der Kern des administrativen Ablaufs.
Warum das Fax genau dort überlebt, wo es verschwinden müsste
Das ist das Paradox der Branche. Das Fax wird wegen seiner Sicherheit kritisiert, bleibt aber der einzige Kanal, der in einem Behandlungsraum gleichzeitig drei Kriterien erfüllt:
- Es ist universell. Eine Nummer genügt. Kein Konto anzulegen, kein Verzeichnis abzufragen, kein Zertifikat zu installieren. Ein Pflegeheim-Sekretariat ohne IT-Fachkraft kann darauf antworten.
- Es ist sofort und nachvollziehbar. Der Sendebericht dient als Zustellnachweis – was eine einfache E-Mail ohne Konfiguration nicht liefert.
- Es wird akzeptiert. Zahlreiche Krankenhausabteilungen, Labore und Einrichtungen geben weiterhin eine Faxnummer auf ihren Untersuchungs- oder Kostenübernahmeformularen an.
Demgegenüber macht MSSanté – das von der Agence du Numérique en Santé gesteuerte System sicherer Gesundheitsnachrichtendienste – große Fortschritte, getragen vom Ségur du numérique und der Einführung von „Mon espace santé". Doch MSSanté funktioniert nur zwischen Akteuren, die im Gesundheitsverzeichnis erfasst sind. Sobald der Korrespondent außerhalb dieses Rahmens liegt – ein Versicherer, eine Personalabteilung für eine Bescheinigung, ein Kollege im Ausland, ein Lieferant von Medizinprodukten –, wird das Fax wieder zum kleinsten gemeinsamen Nenner.
Die praktische Schlussfolgerung lautet daher selten „Fax oder sicherer Nachrichtendienst", sondern „Fax und sicherer Nachrichtendienst, jeder in seinem Bereich". Diese Abwägung haben wir Kanal für Kanal in unserem Vergleich Fax oder sicherer Nachrichtendienst aufgeschlüsselt.
Schritt 1 – Die Datenströme erfassen, bevor Sie die Hardware anfassen
Der klassische Fehler besteht darin, einen Anbieter auszuwählen, bevor man weiß, was tatsächlich durchläuft. Eine Woche Beobachtung genügt, und sie lässt sich von Hand durchführen.
Führen Sie eine einfache Aufstellung, auf einem Notizbuch mit festem Einband, das neben dem Faxgerät liegt, oder in einer gemeinsam genutzten Tabelle, wenn das Sekretariat damit vertraut ist:
| Datenstrom | Richtung | Wochenvolumen | Korrespondent | Durch MSSanté ersetzbar? |
|---|---|---|---|---|
| Laborergebnisse | Eingehend | 40–60 Seiten | Niedergelassenes Labor | Ja, vorrangig |
| Befundberichte Bildgebung | Eingehend | 10–20 | Radiologiezentrum | Ja |
| Kostenübernahmeanträge | Ausgehend | 5–10 | Zusatzversicherungen, Versicherer | Nein |
| Rezepte / Folgeverordnungen | Ausgehend | 10–15 | Apotheken im Umkreis | Teilweise |
| Übermittlungen Pflegeheime | Beidseitig | 5–10 | Einrichtungen | Im Einzelfall zu prüfen |
| Bescheinigungen, Krankschreibungen | Ausgehend | 2–5 | Arbeitgeber, Patienten | Nein |
Ehrlich ausgefüllt liefert diese Tabelle sofort die Strategie. In der überwiegenden Mehrheit der Praxen stammen 60 bis 80 % des Papiervolumens von zwei oder drei Korrespondenten – typischerweise vom Analyselabor und vom Bildgebungszentrum. Genau die sollten Sie zuerst anrufen: Diese beiden Ströme auf MSSanté oder ein Befundportal umzustellen, lässt den Papierstapel schmelzen und macht die Frage des verbleibenden Faxverkehrs deutlich leichter beherrschbar.
Schritt 2 – Die Nummer retten, bevor abgeschaltet wird
Die Faxnummer einer Praxis steht auf Rezepten, Praxisschildern, Berufsverzeichnissen, in Laborsoftware und in den Datensätzen Dutzender Korrespondenten. Sie zu verlieren heißt, ein schwarzes Loch zu öffnen: Sendungen gehen weiterhin an eine tote Nummer, ohne dass Sie jemand darauf hinweist.
Die gute Nachricht: Die Nummer ist portierbar. Die Rufnummernmitnahme gilt für geografische Rufnummern, einschließlich derjenigen, die dem Fax gewidmet sind, und ein Online-Fax-Anbieter kann sie übernehmen, um eingehende Dokumente als PDF an eine E-Mail-Adresse zuzustellen. Die ausführliche Anleitung finden Sie in unserem Ratgeber Faxnummer nach dem Ende des Festnetzes behalten.
Drei branchenspezifische Punkte, auf die Sie im Gesundheitswesen achten sollten:
- Starten Sie die Portierung niemals in einer Hochphase. Ein Wechsel während einer Impfkampagne oder in einer Epidemiewoche ist eine schlechte Idee. Zielen Sie auf eine ruhige Phase und informieren Sie Labor und Bildgebungszentrum etwa zwei Wochen im Voraus.
- Halten Sie das alte Gerät bis zur Bestätigung aktiv. Prüfen Sie während der Überlappungsphase täglich, dass beide Kanäle empfangen.
- Führen Sie einen Testversand von außen durch – etwa aus einer Partnerapotheke – und prüfen Sie, dass das PDF gut lesbar, im richtigen Postfach und mit korrektem Zeitstempel ankommt.
Schritt 3 – Die Schwachstelle ist nicht die Leitung, sondern das Empfangsfach
Die ärztliche Schweigepflicht wird fast nie während der Übertragung verletzt. Sie wird beim Empfang verletzt.
Ein Faxgerät, das in einem Flur, in einem angrenzenden Wartezimmer oder auf dem Empfangstresen steht, spuckt fortlaufend personenbezogene Befunde in Sichtweite aus. Die CNIL hat in ihren Merkblättern für Gesundheitsberufe mehrfach daran erinnert, dass Dokumente mit Gesundheitsdaten in einem Bereich mit beschränktem Zugang entgegengenommen werden müssen. Der Conseil national de l'Ordre des médecins vertritt dieselbe Linie zur Übermittlung von Dokumenten zwischen Kollegen.
Was das konkret bedeutet:
- Das Papierfach durch eine Zustellung per E-Mail ersetzen. Ein Online-Fax liefert ein PDF in ein personalisiertes Postfach: Nichts liegt mehr physisch herum. Das ist der schnellste Vertraulichkeitsgewinn des gesamten Vorhabens. Unsere Seite Ein Fax empfangen erklärt die Funktionsweise im Detail.
- Ein Postfach je Verwendungszweck, kein Sammelpostfach. Laborergebnisse haben nichts in derselben Adresse zu suchen wie Lieferantenrechnungen.
- Arbeitsplätze absichern. Ein vom Tresen aus einsehbarer Bildschirm macht den gesamten Nutzen zunichte. Ein Blickschutzfilter für Bildschirme kostet wenig und löst das Problem in dreißig Sekunden.
- Vorhandene Unterlagen korrekt vernichten. Thermopapiere und Fotokopien, die sich in Ordnern angesammelt haben, gehören nicht in den Papierkorb: Ein Aktenvernichter mit Partikelschnitt der Sicherheitsstufe mindestens P-4 ist der erwartete Standard für Gesundheitsdaten.
Schritt 4 – Sauber digitalisieren, was weiterhin per Fax hinausgeht
Ein unleserlicher Befund beim Kollegen bedeutet einen Telefonanruf, einen erneuten Versand und manchmal einen Lesefehler. Der ausgehende Verkehr verdient ebenso viel Aufmerksamkeit wie der eingehende.
Das Multifunktions-Faxgerät wird nach dem Umstieg auf Online-Fax überflüssig: Was Sie brauchen, ist ein guter Scanner. Für eine Praxis, die täglich Briefe, Rezepte und Formulare verarbeitet, ersetzt ein kompakter Dokumentenscanner mit automatischem Einzug das alte Kombigerät mit Vorteil: Duplex in einem Durchgang, direkte PDF-Ausgabe, minimaler Platzbedarf. Praxen mit geringem Volumen kommen mit einer mobilen Scan-App sehr gut zurecht, sofern drei Einstellungen beachtet werden:
- Schwarzweiß- oder Graustufenmodus, niemals Farbe – das Fax überträgt keine Farbe, und die Umwandlung verschlechtert den Kontrast.
- 200 bis 300 dpi. Darunter werden handschriftliche Dosierungsangaben mehrdeutig; darüber bläht sich die Datei ohne Gewinn auf.
- Enger Bildausschnitt und neutraler Hintergrund. Ein freihändig auf einem dunklen Schreibtisch aufgenommenes Foto erzeugt schwarze Bereiche, die als Flecken durchschlagen.
Unser Artikel über unleserliche Faxe erläutert die häufigsten Einstellungsfehler.
Und schließlich ist das Deckblatt im Gesundheitswesen keine Verwaltungsverzierung: Es weist den Empfänger darauf hin, dass das Dokument der Schweigepflicht unterliegt, und fordert ihn auf, den Absender bei einer Fehlzustellung zu benachrichtigen. Es muss den Absender, den namentlich genannten Empfänger, die Seitenzahl und eine Vertraulichkeitsklausel enthalten.
Schritt 5 – Die Nummer prüfen, immer, zweimal
Die große Mehrheit der Vertraulichkeitsvorfälle im Zusammenhang mit Fax im Gesundheitswesen lässt sich auf eine falsche Ziffer zurückführen. Eine 7 statt einer 1 – und ein Laborbefund landet bei einem Handwerker oder einer Privatperson, die nichts damit zu tun hat.
Drei Schutzmechanismen, nach Wirksamkeit geordnet:
- Ein zentrales Adressbuch im Fax-Tool, einmalig gepflegt und geprüft, statt einer manuellen Eingabe bei jedem Versand. Das ist bei Weitem die rentabelste Maßnahme.
- Doppelte Kontrolle vor der Freigabe bei jedem Dokument mit Gesundheitsdaten: Die auf dem Bildschirm angezeigte Nummer wird nach Möglichkeit von einer zweiten Person laut vorgelesen.
- Das Nachlesen des Sendeberichts. Ein an eine falsche Nummer „gesendetes" Fax erscheint als Erfolg. Nur die Kontrolle der tatsächlich gewählten Nummer im Bericht deckt den Fehler auf – und erlaubt schnelles Handeln.
Bei einem nachgewiesenen Fehlversand mit Gesundheitsdaten gilt die Logik der DSGVO: Einstufung der Verletzung, Eintrag ins interne Register und Meldung an die CNIL innerhalb von 72 Stunden, wenn das Risiko für die betroffenen Personen nicht unerheblich ist. Unser Ratgeber Fax und DSGVO beschreibt das Verfahren.
Ein Umstellungsplan über drei Monate
| Zeitraum | Maßnahme | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Woche 1 | Erfassung der ein- und ausgehenden Datenströme | Sekretariat |
| Wochen 2–3 | Kontakt zu Labor und Bildgebungszentrum zur Umstellung auf MSSanté | Verantwortliche Ärztin/Arzt |
| Woche 4 | Auswahl des Online-Fax-Anbieters, Kontoeröffnung, Test | Verantwortliche Ärztin/Arzt |
| Wochen 5–8 | Antrag auf Rufnummernmitnahme, Überlappungsphase | Anbieter |
| Woche 9 | Aktualisierung von Rezepten, Praxisschildern, Verzeichnissen, Briefpapier | Sekretariat |
| Wochen 10–12 | Abbau des Faxgeräts, Löschen der Speicher, Vernichtung der Papierarchive | Praxis |
Der am häufigsten vergessene Punkt ist der letzte: Ein Multifunktions-Faxgerät speichert intern die zuletzt gescannten Seiten und das Protokoll der gewählten Nummern. Vor jeder Rückgabe, jedem Weiterverkauf oder jeder Entsorgung ist das Zurücksetzen auf Werkseinstellungen obligatorisch, und bei professionellen Modellen muss die Festplatte ausgebaut werden. Das Thema behandeln wir in unserem Artikel über das Lebensende des Faxgeräts.
Häufige Fragen
Ist ein Fax 2026 noch mit der ärztlichen Schweigepflicht vereinbar?
Ja, sofern es entsprechend eingerahmt ist. Die berufliche Schweigepflicht, geregelt im Code de la santé publique und im Code pénal, verbietet keinen bestimmten Kanal: Sie verlangt, dass das Dokument ausschließlich beim befugten Empfänger ankommt. Ein Fax, das in einem personalisierten E-Mail-Postfach eingeht, an eine geprüfte Nummer gesendet wurde und ein Deckblatt mit Vertraulichkeitshinweis trägt, erfüllt diese Anforderung weitaus besser als ein frei zugängliches Papierfach.
Ersetzt MSSanté das Fax vollständig?
Für den Austausch zwischen im Gesundheitsverzeichnis erfassten Fachkräften: ja – und das ist die Richtung, in die es geht. Für alles außerhalb dieses Rahmens (Versicherer, Arbeitgeber, Dienstleister, ausländische Korrespondenten, noch nicht angebundene Einrichtungen): nein. Das Nebeneinander beider Kanäle bleibt in den meisten Praxen die Regel.
Sollte man „für alle Fälle" eine analoge Leitung behalten?
Nein, und es wird ohnehin auf Dauer unmöglich sein. Sobald das Abschaltlos für Ihre Gemeinde angekündigt ist, stellt die Kupferleitung zum Stichtag den Betrieb ein. Einen analogen Anschluss parallel zu einem Online-Fax aufrechtzuerhalten, verdoppelt nur die Kosten, ohne Zuverlässigkeit hinzuzufügen – auch ein ATA-Adapter, der an eine Internetbox angeschlossen wird, verbessert die Lage nicht, da Fax die VoIP-Komprimierung schlecht verträgt.
Was tun mit bereits auf Thermopapier empfangenen Faxen?
Digitalisieren Sie sie, wenn sie aufbewahrt werden müssen – Thermopapier verblasst innerhalb weniger Jahre und wird unleserlich – und vernichten Sie die Originale anschließend sicher. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Art des Dokuments, nicht nach dem Kanal: Für die Patientenakte gelten eigene Regeln, für Buchhaltungsunterlagen zehn Jahre.
Wie viele Seiten empfängt eine Praxis heute noch per Fax?
Nach der Umstellung von Labor und Bildgebung auf digitale Kanäle fallen die meisten Allgemeinarztpraxen unter zehn Seiten pro Woche. Genau bei diesem Volumen wird ein Online-Fax-Abo ohne Hardware und ohne dedizierte Leitung deutlich günstiger als ein gewartetes Faxgerät.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Fax verschwindet 2026 nicht aus dem Gesundheitswesen: Es wechselt den Träger, vom analogen Faxgerät zum Empfang per E-Mail.
- Beginnen Sie mit der Bestandsaufnahme der Datenströme: Zwei oder drei Korrespondenten bündeln den Großteil des Volumens, und ihre Umstellung auf MSSanté löst 70 % des Problems.
- Die Nummer lässt sich portieren – das ist die einzige Möglichkeit, keine Sendungen von Korrespondenten zu verlieren, die ihre Datensätze nicht aktualisiert haben.
- Das Vertraulichkeitsrisiko liegt beim Empfang, nicht auf der Leitung: Ein Papierfach in einem zugänglichen Bereich ist die Schwachstelle Nummer eins.
- Die Nummernprüfung vor dem Versand und das Nachlesen des Sendeberichts verhindern nahezu alle versehentlichen Offenlegungen.
- Planen Sie ein Quartal und eine Überlappungsphase ein: Eine Notumstellung am Vorabend der Abschaltung zahlt sich immer in verlorenen Befunden aus.
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