Resposta curta: a partir de 1 de setembro de 2026, todas as empresas francesas sujeitas a IVA têm de estar em condições de receber faturas eletrónicas através de uma plataforma acreditada. Uma fatura transmitida por fax — mesmo perfeitamente legível, mesmo com aviso de receção — deixa de cumprir as condições do formato estruturado exigido entre sujeitos passivos. O fax continua utilizável para tudo o resto: notas de encomenda, correspondência, documentos médicos ou jurídicos, trocas com interlocutores fora do perímetro. Mas, para a fatura B2B nacional, acabou.
Há alguns meses que recebemos uma pergunta recorrente dos nossos utilizadores artesãos, consultórios liberais e pequenas estruturas comerciais: «Há quinze anos que envio as minhas faturas por fax ao meu cliente, ele paga-me, nunca ninguém se queixou. Tenho mesmo de mudar tudo?» A resposta é sim — mas não pelas razões que se julga, e não em todos os casos.
Façamos o ponto da situação, com o calendário na mão, sobre aquilo que a reforma muda realmente para quem ainda usa o fax no dia a dia.
O que diz a reforma, em linguagem clara
Três obrigações, não uma
A generalização da faturação eletrónica em França assenta na ordonnance n.º 2021-1190, de 15 de setembro de 2021, várias vezes alterada pelas sucessivas leis de finanças. Na realidade, sobrepõe três obrigações distintas que muita gente confunde:
- O e-invoicing: a emissão e a receção de faturas entre sujeitos passivos de IVA estabelecidos em França, num formato estruturado (ou híbrido), através de uma Plataforma Acreditada (PA, anteriormente «PDP» — plataforma de desmaterialização parceira).
- O e-reporting: a transmissão à administração fiscal dos dados das transações relativas às operações que escapam ao e-invoicing — vendas a particulares (B2C) e operações com o estrangeiro.
- O e-reporting de pagamento: a comunicação dos recebimentos relativos a prestações de serviços, que condiciona a exigibilidade do IVA.
O fax só esbarra na primeira, mas é a mais estruturante.
O calendário que conta
| Prazo | O que passa a ser obrigatório | Quem é abrangido |
|---|---|---|
| 1 de setembro de 2026 | Receção de faturas eletrónicas | Todas as empresas sujeitas a IVA, sem exceção de dimensão |
| 1 de setembro de 2026 | Emissão de faturas eletrónicas | Grandes empresas e empresas de média dimensão (ETI) |
| 1 de setembro de 2027 | Emissão de faturas eletrónicas | PME, microempresas e trabalhadores independentes |
Por outras palavras: mesmo o trabalhador independente que factura apenas a dois clientes por mês tem de estar, já nesta rentrée de 2026, contactável por uma plataforma acreditada. Já não pode dizer «mande-me isso por fax ou por correio, não tenho nada eletrónico». A Direction générale des finances publiques (DGFiP) e as câmaras de comércio e indústria comunicaram amplamente sobre este ponto no primeiro semestre de 2026: a obrigação de receção é universal e imediata, a de emissão é escalonada.
A reter: não é o seu software que determina a sua conformidade, é o canal por onde a fatura circula e o formato em que está codificada.
Porque é que uma fatura enviada por fax deixou de ser conforme
O fax transmite uma imagem, não dados
É este o cerne do problema, e é técnico antes de ser jurídico. Um fax — quer passe por uma linha analógica, pelo protocolo T.38 em VoIP ou por um serviço de fax-to-email — transmite uma representação gráfica do documento. À chegada, o destinatário obtém uma imagem, eventualmente embrulhada num PDF. Nenhuma máquina consegue extrair daí de forma fiável o número de IVA intracomunitário, o valor sem IVA, a taxa aplicada ou a data de vencimento.
Ora, a reforma exige precisamente o contrário: um ficheiro cujos dados sejam legíveis por máquina. Foram escolhidos três formatos de base, todos conformes à norma europeia EN 16931:
- Factur-X: formato híbrido franco-alemão, um PDF/A-3 legível a olho nu no qual está incorporado um ficheiro XML estruturado. É o formato mais confortável para as pequenas estruturas, porque continua visualmente a ser uma fatura normal.
- UBL (Universal Business Language): XML puro, norma OASIS.
- CII (Cross Industry Invoice): também XML puro, norma UN/CEFACT.
Por construção, um fax não pode transportar nenhum destes três formatos. Mesmo imaginando que se envia por fax uma fatura Factur-X, o que chega do outro lado é uma fotocópia da sua parte visível: o XML incorporado desapareceu pelo caminho.
O PDF «livre» também desaparece
Muitos julgavam safar-se substituindo o fax por um simples e-mail com PDF em anexo. Era já a prática maioritária das microempresas. Mas a reforma põe fim a esse conforto: a partir da entrada em vigor da obrigação de emissão, o PDF enviado por e-mail entre as partes deixa de ter valor de fatura entre sujeitos passivos franceses. Está prevista uma tolerância transitória para o PDF simples depositado numa plataforma acreditada, mas é limitada no tempo (com fim anunciado para 31 de dezembro de 2027) e pressupõe que a plataforma converta ela própria o documento.
Em suma: nem o fax, nem o anexo clássico de e-mail, nem o correio em papel sobrevivem ao regime-alvo para a fatura B2B nacional.
O que o fax ainda pode fazer, e faz bem
Seria absurdo concluir que o fax deixou de ter utilidade. Sai do circuito fiscal, não do circuito documental. As nossas estatísticas de utilização, tal como as respostas recebidas através do nosso formulário de contacto, mostram que a maior parte do tráfego não diz, de qualquer forma, respeito a faturas.
Continuam perfeitamente legítimos:
- As notas de encomenda e as guias de remessa trocadas com um fornecedor que não tem outra alternativa. Nenhuma regra as obriga a um formato estruturado.
- As trocas com o estrangeiro, onde a obrigação francesa não se aplica ao canal. Uma fatura para um cliente belga, marroquino ou canadiano insere-se no e-reporting do lado dos dados, e não no e-invoicing do lado da transmissão.
- Os documentos de saúde transmitidos entre profissionais quando o correspondente ainda não está ligado a um serviço de mensagens seguras — tema que detalhámos no nosso artigo sobre os consultórios médicos.
- A correspondência com valor probatório: interpelação, rescisão, participação de sinistro a uma seguradora, entrega de peças junto de uma conservatória ou de um escritório de advogados. Muitas administrações continuam a aceitar, ou mesmo a exigir, um número de fax.
- As relações com interlocutores não sujeitos a IVA: associações, particulares, administradores de condomínio em certos casos.
Para estas utilizações, a passagem ao fax-to-email continua a ser a melhor decisão técnica, quanto mais não seja porque a rede telefónica comutada continua a ser desativada por lotes sob a supervisão da Arcep. Se, ainda assim, mantiver um aparelho físico entretanto, uma UPS com regulador de tensão evita perder a linha a cada micro-corte — um pormenor trivial que resolve 80 % dos «faxes que não saem» reportados em zonas rurais.
Organizar a transição sem estragar tudo
Etapa 1: identificar a sua plataforma acreditada
Desde 2025, a lista das Plataformas Acreditadas é publicada e atualizada pela administração fiscal. Os candidatos são numerosos: editores de software de contabilidade históricos, operadores de desmaterialização, bancos e até algumas câmaras consulares que propõem ofertas mutualizadas aos seus associados. Três critérios práticos para escolher:
- A compatibilidade com o seu software de faturação atual. Se já trabalha com uma ferramenta de gestão francesa de grande divulgação, é quase certo que oferece um conector nativo.
- O modo de receção. Algumas PA oferecem um portal web simples, suficiente se receber dez faturas por mês. Outras impõem uma integração por API, sobredimensionada para uma microempresa.
- O arquivo. Verifique a duração de conservação incluída e a sua conformidade com os seis anos do Livre des procédures fiscales — e com os dez anos do Code de commerce para os documentos contabilísticos.
Etapa 2: limpar a sua base de clientes
É a etapa que toda a gente salta e que sai mais cara depois. O encaminhamento das faturas assenta no diretório central, alimentado pelos números SIREN e SIRET. Um erro de SIRET, um estabelecimento encerrado, uma denominação social desatualizada, e a fatura não chega a lado nenhum. Reserve uma manhã, exporte o seu ficheiro de clientes e confronte-o com o diretório das empresas. Um scanner de documentos com alimentador automático dá jeito nessa altura para digitalizar os velhos processos em papel que ainda andam pelos dossiês e verificar as menções obrigatórias.
Etapa 3: passar do fax para o e-mail
Se ainda utiliza um aparelho de fax ligado à rede, aproveite este período para passar ao fax-to-email. O raciocínio é simples: de qualquer forma, vai ter de gerir as suas faturas em PDF numa caixa de correio ou num portal. Mais vale unificar os fluxos de entrada. Os nossos guias sobre a receção de faxes por e-mail e sobre o envio a partir de um smartphone detalham o procedimento.
Um conselho prático: mantenha os dois canais em paralelo durante seis meses. Alguns correspondentes não avisam que mudaram de método, e uma fatura perdida em setembro transforma-se num incumprimento a cobrar em novembro.
Etapa 4: formar, mesmo sendo três pessoas
A conformidade não se joga no software, joga-se nos hábitos. Uma impressora multifunções com digitalização frente e verso colocada perto da secretária, uma pasta de arquivo bem organizada e uma regra escrita em dez linhas afixada na parede bastam muitas vezes para evitar erros. Para quem quiser perceber o fundo da questão, os guias práticos sobre faturação e contabilidade para pequenas empresas publicados todos os anos continuam a ser uma leitura rentável — conte com um serão para o essencial.
O ponto sensível: a prova
Há um argumento que surge sistematicamente a favor do fax: «pelo menos tenho o comprovativo de transmissão». É verdade, e é justamente isso que a reforma substitui por algo melhor.
No regime-alvo, cada fatura recebe um identificador único e o seu percurso é balizado por estados obrigatórios: depositada, rejeitada, recusada, paga. Estes estados circulam entre plataformas e são comunicados à administração. Já não depende de um relatório impresso por uma máquina no seu corredor: dispõe de uma trilha de auditoria com data e hora, oponível e consultável dos dois lados.
Na prática, isto resolve um litígio clássico — o cliente que afirma nunca ter recebido a fatura. Com o fax, provava que uma chamada tinha sido concluída para um número. Com a plataforma, prova que um documento identificado foi disponibilizado a um determinado SIRET numa determinada data. A diferença é considerável perante um tribunal de comércio.
Isso não dispensa um arquivo correto. Para os documentos que continuam a passar por fax, a regra mantém-se a que detalhámos no nosso artigo sobre o arquivo: guardar o documento de origem, o comprovativo de transmissão e o registo de atividade, em dois suportes distintos. Um disco rígido externo encriptado guardado fora do escritório continua a ser a cópia de segurança fria mais simples de implementar numa pequena estrutura, em complemento da nuvem.
Perguntas frequentes
Posso continuar a enviar uma fatura por fax a um cliente estrangeiro?
Sim. A obrigação de e-invoicing só abrange as operações entre sujeitos passivos estabelecidos em França. Uma fatura para Espanha, Alemanha, Portugal ou Canadá continua a poder ser transmitida pelo canal da sua escolha — sem prejuízo das regras locais do país de destino, uma vez que a Itália e a Espanha têm os seus próprios dispositivos. Em contrapartida, os dados da transação têm de ser comunicados através do e-reporting.
Estou no regime de isenção de IVA. Sou abrangido?
Sim para a receção, já a partir de setembro de 2026, e sim para a emissão, no prazo que lhe corresponder. O critério é a sujeição a IVA, não o facto de o liquidar. Os microempresários em regime de isenção são sujeitos passivos, ainda que não devedores: entram no dispositivo.
Uma fatura recebida por fax em 2026 é nula?
Não, não é nula à luz do direito dos contratos, e o crédito existe. Mas não constitui uma fatura conforme do ponto de vista fiscal, o que expõe o emitente a uma coima fixa por fatura (com limite anual) e pode fragilizar a dedução do IVA do lado do destinatário. O reflexo certo: aceitar o documento, pagar se a prestação for real e pedir a emissão de uma fatura conforme através de uma plataforma.
O que fazer se o meu fornecedor se recusar a aderir à plataforma?
Lembre-lhe que a obrigação de receção já está em vigor também para ele e que a obrigação de emissão o alcançará a 1 de setembro de 2027 se for microempresa ou PME. A maioria das câmaras de comércio e indústria oferece sessões gratuitas de acompanhamento — é a alavanca mais eficaz para convencer um renitente.
O meu serviço de fax-to-email pode servir-me de plataforma acreditada?
Não, são dois ofícios diferentes. Um serviço de fax online transporta imagens de documentos; uma plataforma acreditada trata fluxos estruturados, gere o diretório, os estados e a comunicação à administração fiscal. Ambos podem coexistir sem concorrerem entre si.
Em resumo
- Desde 1 de setembro de 2026, qualquer empresa sujeita a IVA em França tem de conseguir receber faturas eletrónicas através de uma plataforma acreditada.
- A obrigação de emissão aplica-se às grandes empresas e às ETI já em 2026 e às PME, microempresas e trabalhadores independentes a 1 de setembro de 2027.
- Os formatos aceites são Factur-X, UBL e CII, todos conformes à norma europeia EN 16931. O fax não consegue transportar nenhum deles.
- O PDF simples por e-mail desaparece igualmente do circuito fiscal, findo um período de tolerância transitória.
- O fax continua plenamente legítimo para notas de encomenda, correspondência com valor probatório, documentos de saúde, trocas internacionais e relações com não sujeitos passivos.
- As três frentes a abrir desde já: escolher a plataforma, fiabilizar os SIREN/SIRET e migrar o fax residual para o fax-to-email.
- O comprovativo de transmissão do fax é substituído por um sistema de estados com data e hora, muito mais sólido em caso de litígio.
Etiquetasfaxpaperlesssecurityplatform