E-Rechnung 2026: Ist das Fax noch eine Option?

Kurze Antwort: Ab dem 1. September 2026 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen französischen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen über eine zugelassene Plattform zu empfangen. Eine per Fax übermittelte Rechnung – selbst wenn sie einwandfrei lesbar ist und eine Sendebestätigung vorliegt – erfüllt die Anforderungen an das zwischen Steuerpflichtigen vorgeschriebene strukturierte Format nicht mehr. Für alles andere bleibt das Fax nutzbar: Bestellungen, Schriftverkehr, medizinische oder juristische Dokumente, Austausch mit Gegenübern außerhalb des Anwendungsbereichs. Für die inländische B2B-Rechnung ist jedoch Schluss.

Seit einigen Monaten erreicht uns immer wieder dieselbe Frage von Handwerkern, Freiberuflerkanzleien und kleinen Handelsbetrieben unter unseren Nutzern: „Ich faxe meine Rechnungen seit fünfzehn Jahren an meinen Kunden, er zahlt, niemand hat sich je beschwert. Muss ich wirklich alles umstellen?" Die Antwort lautet ja – aber nicht aus den Gründen, die man vermutet, und nicht in allen Fällen.

Schauen wir uns mit dem Zeitplan in der Hand an, was die Reform für diejenigen, die im Alltag noch faxen, tatsächlich verändert.

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Was die Reform in klarer Sprache besagt

Drei Pflichten, nicht eine

Die flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Frankreich beruht auf der Verordnung Nr. 2021-1190 vom 15. September 2021, die durch mehrere aufeinanderfolgende Haushaltsgesetze geändert wurde. Sie umfasst in Wirklichkeit drei verschiedene Pflichten, die viele miteinander verwechseln:

1. E-Invoicing: das Ausstellen und Empfangen von Rechnungen zwischen in Frankreich ansässigen Umsatzsteuerpflichtigen in einem strukturierten (oder hybriden) Format über eine zugelassene Plattform (PA, früher „PDP" – plateforme de dématérialisation partenaire).
2. E-Reporting: die Übermittlung von Transaktionsdaten an die Finanzverwaltung für Vorgänge, die nicht unter das E-Invoicing fallen – Verkäufe an Privatpersonen (B2C), Auslandsgeschäfte.
3. Zahlungs-E-Reporting: die Meldung der Zahlungseingänge bei Dienstleistungen, von der die Entstehung der Umsatzsteuerschuld abhängt.

Das Fax scheitert nur an der ersten Pflicht – doch die ist die strukturell wichtigste.

Der maßgebliche Zeitplan

Mit anderen Worten: Selbst der Selbstständige, der nur zwei Kunden pro Monat abrechnet, muss ab diesem Herbst 2026 für eine zugelassene Plattform erreichbar sein. Er kann nicht mehr sagen: „Schicken Sie mir das per Fax oder per Post, ich habe nichts Elektronisches." Die französische Finanzverwaltung (DGFiP) und die Industrie- und Handelskammern haben im ersten Halbjahr 2026 ausführlich darüber informiert: Die Empfangspflicht ist universell und sofort wirksam, die Ausstellungspflicht ist gestaffelt.

Zum Merken: Nicht Ihre Software entscheidet über Ihre Konformität, sondern der Kanal, über den die Rechnung läuft, und das Format, in dem sie codiert ist.

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Warum eine gefaxte Rechnung nicht mehr konform ist

Das Fax überträgt ein Bild, keine Daten

Das ist der Kern des Problems, und er ist eher technischer als juristischer Natur. Ein Fax – ob über eine analoge Leitung, über das T.38-Protokoll bei VoIP oder über einen Fax-to-E-Mail-Dienst – überträgt eine grafische Darstellung des Dokuments. Am Ziel erhält der Empfänger ein Bild, gegebenenfalls in ein PDF verpackt. Keine Maschine kann daraus zuverlässig die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Nettobetrag, den angewandten Steuersatz oder das Fälligkeitsdatum extrahieren.

Die Reform verlangt aber genau das Gegenteil: eine Datei, deren Daten maschinenlesbar sind. Drei Basisformate wurden festgelegt, alle konform zur europäischen Norm EN 16931:

• Factur-X: deutsch-französisches Hybridformat, ein mit bloßem Auge lesbares PDF/A-3, in das eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist. Für kleine Strukturen ist das das bequemste Format, weil es optisch eine ganz normale Rechnung bleibt.
• UBL (Universal Business Language): reines XML, OASIS-Standard.
• CII (Cross Industry Invoice): ebenfalls reines XML, Standard von UN/CEFACT.

Ein Fax kann konstruktionsbedingt keines dieser drei Formate transportieren. Selbst wenn man eine Factur-X-Rechnung faxen würde, käme am anderen Ende nur eine Kopie ihres sichtbaren Teils an: Das eingebettete XML wäre unterwegs verschwunden.

Auch das „freie" PDF verschwindet

Viele dachten, sie kämen davon, indem sie das Fax durch eine schlichte E-Mail mit PDF-Anhang ersetzen. Das war bereits die vorherrschende Praxis bei Kleinstunternehmen. Doch die Reform beendet diesen Komfort: Ab Inkrafttreten der Ausstellungspflicht gilt das direkt per E-Mail versandte PDF zwischen französischen Steuerpflichtigen nicht mehr als Rechnung. Für ein einfaches PDF, das auf einer zugelassenen Plattform hinterlegt wird, ist eine Übergangstoleranz vorgesehen – sie ist jedoch zeitlich befristet (angekündigtes Ende: 31. Dezember 2027) und setzt voraus, dass die Plattform das Dokument selbst konvertiert.

Kurz gesagt: Weder das Fax noch der klassische E-Mail-Anhang noch der Papierbrief überleben im Zielsystem für die inländische B2B-Rechnung.

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Was das Fax weiterhin kann – und gut kann

Es wäre absurd, daraus zu schließen, das Fax habe keinen Nutzen mehr. Es scheidet aus dem steuerlichen Kreislauf aus, nicht aus dem dokumentarischen. Unsere Nutzungsstatistiken zeigen ebenso wie die Rückmeldungen über unser Kontaktformular, dass der Großteil des Aufkommens ohnehin keine Rechnungen betrifft.

Vollkommen legitim bleiben:

• Bestellungen und Lieferscheine, die mit einem Lieferanten ausgetauscht werden, der nichts anderes hat. Keine Regel schreibt für sie ein strukturiertes Format vor.
• Der Austausch mit dem Ausland, bei dem die französische Pflicht nicht für den Übertragungskanal gilt. Eine Rechnung an einen belgischen, marokkanischen oder kanadischen Kunden fällt datenseitig unter das E-Reporting, nicht übermittlungsseitig unter das E-Invoicing.
• Gesundheitsdokumente, die zwischen Fachleuten übermittelt werden, wenn der Korrespondent noch nicht an einen sicheren Nachrichtendienst angeschlossen ist – ein Thema, das wir in unserem Artikel über Arztpraxen ausführlich behandelt haben.
• Schriftstücke mit Beweiswert: Mahnung, Kündigung, Schadenmeldung an einen Versicherer, Einreichung von Unterlagen bei einer Geschäftsstelle oder einer Anwaltskanzlei. Viele Behörden akzeptieren oder verlangen weiterhin eine Faxnummer.
• Beziehungen zu nicht steuerpflichtigen Gegenübern: Vereine, Privatpersonen, in bestimmten Fällen Hausverwaltungen.

Für diese Anwendungen bleibt der Umstieg auf Fax-to-E-Mail die beste technische Entscheidung, schon allein deshalb, weil das öffentliche Telefonfestnetz unter Aufsicht der Arcep weiterhin schrittweise abgeschaltet wird. Wenn Sie übergangsweise dennoch ein physisches Gerät behalten, verhindert eine USV mit Spannungsregelung, dass die Leitung bei jedem Mikro-Stromausfall abreißt – ein triviales Detail, das 80 % der aus ländlichen Gebieten gemeldeten „Fax geht nicht raus"-Fälle löst.

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Den Übergang organisieren, ohne alles umzuwerfen

Schritt 1: Ihre zugelassene Plattform finden

Seit 2025 wird die Liste der zugelassenen Plattformen von der Finanzverwaltung veröffentlicht und aktualisiert. Die Kandidaten sind zahlreich: etablierte Buchhaltungssoftware-Anbieter, Dienstleister für Dematerialisierung, Banken und sogar einige Kammern, die ihren Mitgliedern gemeinschaftliche Angebote machen. Drei praktische Auswahlkriterien:

• Die Kompatibilität mit Ihrer aktuellen Fakturierungssoftware. Wenn Sie bereits mit einem verbreiteten französischen Verwaltungsprogramm arbeiten, bietet dieses mit ziemlicher Sicherheit einen nativen Konnektor.
• Der Empfangsmodus. Manche Plattformen bieten ein einfaches Webportal, das genügt, wenn Sie zehn Rechnungen im Monat erhalten. Andere verlangen eine API-Integration, was für ein Kleinstunternehmen überdimensioniert ist.
• Die Archivierung. Prüfen Sie die inbegriffene Aufbewahrungsdauer und ihre Übereinstimmung mit den sechs Jahren des Livre des procédures fiscales – und den zehn Jahren des Code de commerce für Buchhaltungsbelege.

Schritt 2: Ihre Kundenstammdaten bereinigen

Das ist der Schritt, den alle überspringen und der anschließend am teuersten wird. Das Routing der Rechnungen basiert auf dem zentralen Verzeichnis, das über die SIREN- und SIRET-Nummern gespeist wird. Ein Fehler in der SIRET, eine geschlossene Betriebsstätte, eine veraltete Firmenbezeichnung – und die Rechnung kommt nirgendwo an. Nehmen Sie sich einen Vormittag Zeit, exportieren Sie Ihre Kundendatei und gleichen Sie sie mit dem Unternehmensregister ab. Ein Dokumentenscanner mit automatischem Einzug leistet bei dieser Gelegenheit gute Dienste, um alte Papierakten zu digitalisieren, die noch in den Ordnern liegen, und die Angaben zu überprüfen.

Schritt 3: Das Fax auf E-Mail umstellen

Wenn Sie noch ein ans Netz angeschlossenes Faxgerät nutzen, nutzen Sie die Zeit für den Umstieg auf Fax-to-E-Mail. Die Überlegung ist einfach: Sie werden Ihre Rechnungen ohnehin als PDF in einem Postfach oder Portal verwalten müssen. Da liegt es nahe, die eingehenden Flüsse zu vereinheitlichen. Unsere Ratgeber zum Faxempfang per E-Mail und zum Versand vom Smartphone erklären das Vorgehen im Detail.

Ein Tipp aus der Praxis: Betreiben Sie sechs Monate lang beide Kanäle parallel. Manche Korrespondenten kündigen nicht an, dass sie die Methode gewechselt haben – und eine im September verlorene Rechnung wird im November zur unbezahlten Mahnung.

Schritt 4: Schulen, auch bei drei Personen

Konformität entscheidet sich nicht in der Software, sondern in den Gewohnheiten. Ein Multifunktionsdrucker mit beidseitigem Scannen in Schreibtischnähe, eine klare Ablagestruktur und eine zehnzeilige, an der Wand ausgehängte Regel reichen oft aus, um Fehler zu vermeiden. Wer die Materie tiefer verstehen will, für den bleiben die jährlich erscheinenden Praxisleitfäden zu Fakturierung und Buchhaltung für Kleinstunternehmen eine lohnende Lektüre – rechnen Sie mit einem Abend für das Wesentliche.

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Der wunde Punkt: der Nachweis

Ein Argument fällt regelmäßig zugunsten des Fax: „Immerhin habe ich die Sendebestätigung." Das stimmt – und genau das ersetzt die Reform durch etwas Besseres.

Im Zielsystem erhält jede Rechnung eine eindeutige Kennung, und ihr Weg ist mit verpflichtenden Statusmeldungen markiert: eingereicht, zurückgewiesen, abgelehnt, bezahlt. Diese Status zirkulieren zwischen den Plattformen und werden an die Verwaltung gemeldet. Sie hängen nicht mehr von einem Bericht ab, den ein Gerät in Ihrem Flur ausdruckt: Sie verfügen über einen zeitgestempelten, belastbaren und für beide Seiten einsehbaren Prüfpfad.

In der Praxis löst das einen klassischen Streitfall – den Kunden, der behauptet, die Rechnung nie erhalten zu haben. Mit dem Fax bewiesen Sie, dass ein Anruf an eine Nummer zustande gekommen war. Mit der Plattform beweisen Sie, dass ein identifiziertes Dokument einer bestimmten SIRET an einem bestimmten Datum bereitgestellt wurde. Vor einem Handelsgericht ist das ein beträchtlicher Unterschied.

Das entbindet nicht von einer ordentlichen Archivierung. Für Dokumente, die weiterhin per Fax laufen, gilt weiterhin die Regel, die wir in unserem Artikel zur Archivierung dargelegt haben: Bewahren Sie das Ausgangsdokument, die Sendebestätigung und das Aktivitätsprotokoll auf zwei getrennten Medien auf. Eine verschlüsselte externe Festplatte, außerhalb des Büros gelagert, bleibt für eine kleine Struktur die am einfachsten umzusetzende Kaltsicherung, ergänzend zur Cloud.

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Häufige Fragen

Darf ich einem ausländischen Kunden weiterhin eine Rechnung per Fax schicken?

Ja. Die E-Invoicing-Pflicht betrifft nur Geschäfte zwischen in Frankreich ansässigen Steuerpflichtigen. Eine Rechnung nach Spanien, Deutschland, Portugal oder Kanada kann weiterhin über den Kanal Ihrer Wahl übermittelt werden – vorbehaltlich der lokalen Vorschriften des Empfängerlandes, denn Italien und Spanien haben eigene Systeme. Die Transaktionsdaten müssen jedoch über das E-Reporting gemeldet werden.

Ich falle unter die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer. Bin ich betroffen?

Ja für den Empfang ab September 2026 und ja für die Ausstellung zu Ihrem Stichtag. Maßgeblich ist die Umsatzsteuerpflichtigkeit, nicht die Frage, ob Sie sie in Rechnung stellen. Mikrounternehmer unter der Kleinunternehmerregelung sind steuerpflichtig, aber nicht abführungspflichtig: Sie fallen unter die Regelung.

Ist eine 2026 per Fax empfangene Rechnung nichtig?

Nein, sie ist im Sinne des Vertragsrechts nicht nichtig, und die Forderung besteht. Sie stellt jedoch keine steuerlich konforme Rechnung dar, was den Aussteller einer pauschalen Geldbuße je Rechnung (mit jährlicher Obergrenze) aussetzt und beim Empfänger den Vorsteuerabzug gefährden kann. Der richtige Reflex: das Dokument annehmen, bei tatsächlich erbrachter Leistung bezahlen und die Ausstellung einer konformen Rechnung über eine Plattform verlangen.

Was tun, wenn mein Lieferant sich weigert, auf die Plattform umzusteigen?

Erinnern Sie ihn daran, dass die Empfangspflicht auch für ihn bereits gilt und dass ihn die Ausstellungspflicht am 1. September 2027 einholt, wenn er ein Kleinst- oder mittelständisches Unternehmen ist. Die meisten Industrie- und Handelskammern bieten kostenlose Beratungssprechstunden an – das ist der wirksamste Hebel, um einen Widerspenstigen zu überzeugen.

Kann mein Fax-to-E-Mail-Dienst als zugelassene Plattform dienen?

Nein, das sind zwei verschiedene Metiers. Ein Online-Faxdienst transportiert Bilder von Dokumenten; eine zugelassene Plattform verarbeitet strukturierte Datenströme, verwaltet das Verzeichnis, die Statusmeldungen und die Meldung an die Finanzverwaltung. Beide können nebeneinander bestehen, ohne sich Konkurrenz zu machen.

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Zusammenfassung

• Seit dem 1. September 2026 muss jedes in Frankreich umsatzsteuerpflichtige Unternehmen elektronische Rechnungen über eine zugelassene Plattform empfangen können.
• Die Ausstellungspflicht gilt für Großunternehmen und mittelgroße Unternehmen ab 2026, für KMU, Kleinstunternehmen und Mikrounternehmen ab dem 1. September 2027.
• Akzeptiert werden die Formate Factur-X, UBL und CII, alle konform zur europäischen Norm EN 16931. Das Fax kann keines davon transportieren.
• Auch das einfache PDF per E-Mail verschwindet nach Ablauf einer Übergangstoleranz aus dem steuerlichen Kreislauf.
• Das Fax bleibt voll legitim für Bestellungen, beweiserhebliche Schreiben, Gesundheitsdokumente, internationalen Austausch und Beziehungen zu Nichtsteuerpflichtigen.
• Die drei Baustellen, die jetzt anstehen: Plattform auswählen, SIREN/SIRET-Daten absichern und das verbleibende Faxaufkommen auf Fax-to-E-Mail umstellen.
• Die Sendebestätigung des Fax wird durch ein System zeitgestempelter Statusmeldungen ersetzt, das im Streitfall deutlich belastbarer ist.